Kurzanleitung
mit SoloDesk
Neu bei SoloDesk? Hier sind die Grundlagen, um loszulegen und alles einzurichten, was du für deine tägliche Buchhaltung brauchst.
Richte dein Unternehmen ein
Nach der Registrierung mit deiner E-Mail-Adresse oder deinem Google-Konto richtest du dein Unternehmen ein.
Finde dein Unternehmen
Wenn dein Unternehmen im Schweizer Handelsregister eingetragen ist, gib den Namen oder die UID in die Suchleiste ein. SoloDesk findet dein Unternehmen und trägt Adresse, Rechtsform und UID für dich ein. Wenn du MWST-pflichtig bist, findet SoloDesk auch das heraus.
Falls dein Unternehmen nicht im Register steht oder die Suche es nicht findet, gib die Angaben selbst ein: Name, Strasse, Postleitzahl und Ort.
Richte die MWST ein
Wenn du MWST-pflichtig bist, findet SoloDesk deine MWST-Nummer und den Beginn deiner MWST-Pflicht und trägt beides ein. Du wählst, ob die MWST bei der Rechnungsstellung oder beim Zahlungseingang abgerechnet wird. Wenn du nicht MWST-pflichtig bist oder deine Angaben manuell eingegeben hast, erscheint diese Frage nicht.
Es folgen zwei weitere Fragen: ob dies dein erstes Geschäftsjahr ist und, bei einer GmbH oder AG, ob dein Geschäftsjahr am 31. Dezember endet. Für Einzelunternehmen gilt immer das Kalenderjahr.
Damit ist dein Unternehmen eingerichtet. Du landest auf deinem Hauptbildschirm.
Füge dein Bankkonto hinzu
Mach das vor deiner ersten Rechnung, denn SoloDesk lässt dich ohne ein Bankkonto, auf das du bezahlt werden möchtest, keine Rechnung erstellen. Klicke im Hauptbildschirm auf Bankkonto hinzufügen, und du landest unter Finanzen, wo deine Konten liegen.
Gib deine IBAN ein, und SoloDesk erkennt automatisch den Namen deiner Bank. Dann gibst du dem Konto einen Namen und wählst eine Währung. Fremdwährungen sind in Ordnung, aber wähle sorgfältig: IBAN und Währung lassen sich nicht mehr ändern, sobald die erste Transaktion erfasst ist.
Du kannst beliebig viele Konten hinzufügen. Der Saldo zeigt null, bis du deinen ersten Kontoauszug hochlädst.
Kassenkonto
Unter Finanzen sind neben deinen Bankkonten zwei Kassenkonten für dich angelegt: eines für Barverkäufe und bar bezahlte Belege und ein privates für Geld, das du privat einlegst oder entnimmst. Beide Salden aktualisieren sich, sobald du Transaktionen erfasst. Du kannst dort auch weitere Kassenkonten hinzufügen.
Lade deine Belege und Rechnungen hoch
Wähle das Datum, ab dem deine Bücher in SoloDesk starten sollen. Wenn dein Geschäftsjahr bereits läuft, ist das normalerweise der aktuelle Monat oder der Quartalsbeginn. Lade dann alles hoch, was auf diesen Tag oder später datiert ist, und lasse deine früheren Bücher dort, wo sie sind.
Nutze den Upload-Button in der oberen Leiste oder lade vom Hauptbildschirm aus hoch. Auf dem Handy lädst du vom Dokumente-Bildschirm aus hoch.
SoloDesk akzeptiert PDF-, JPG-, PNG- und WebP-Dateien bis zu 25 MB pro Datei. HEIC-Dateien werden nicht akzeptiert. Wenn ein Foto also einmal abgelehnt wird, speichere es als JPG und lade dieses hoch.
SoloDesk liest jedes Dokument und ordnet es ein. Dabei erkennt SoloDesk Lieferant, Datum, Beträge, MWST und Positionen. Wenn der Lieferant neu ist und das Dokument genug Details enthält, legt SoloDesk den Kontakt für dich an. Sobald alles vorhanden und der Lieferant bekannt ist, verbucht SoloDesk den Beleg für dich. Das Lesen dauert einen Moment und läuft im Hintergrund – du musst also nicht auf der Seite bleiben.
Wenn SoloDesk sich bei etwas nicht sicher ist, wartet das Dokument unter Zu prüfende Elemente auf deinem Hauptbildschirm.
Klicke auf Prüfen, überprüfe die Angaben, korrigiere allfällige Fehler und bestätige. Ein Dokument mit einer offenen Frage wird nicht in deine Bücher übernommen, bis du sie beantwortet hast.
Lade deinen Kontoauszug hoch
Kontoauszüge lädst du auf die gleiche Weise hoch, entweder über den Upload-Button oder über den Button Kontoauszug hochladen auf deinem Hauptbildschirm. Sowohl CAMT.053, der Standardexport aus deinem E-Banking, als auch PDF werden akzeptiert. SoloDesk liest die IBAN auf dem Auszug und ordnet ihn dem richtigen Konto zu. Wenn du dieses Konto noch nicht hinzugefügt hast, bietet SoloDesk an, es zu erstellen, und übernimmt Name, IBAN und Währung aus dem Auszug.
SoloDesk findet die Rechnung oder den Beleg, zu dem jede Zahlung gehört. Dabei nutzt SoloDesk die Zahlungsreferenz, wo eine vorhanden ist; andernfalls sucht es nach einer exakten Übereinstimmung bei Zahler und Betrag. Wo SoloDesk sich nicht sicher sein kann, zeigt es dir seinen besten Vorschlag und bittet um Bestätigung.
Bankgebühren werden automatisch erkannt, und Umbuchungen zwischen deinen eigenen Konten werden verknüpft.
Jede Transaktion, die SoloDesk nicht zuordnen konnte, wartet unter Finanzen auf dich. Öffne dort die Transaktionsliste und schalte sie von Alle auf Prüfen. Öffne eine Transaktion, und SoloDesk schlägt dir die Dokumente vor, zu denen sie gehören könnte, sodass du das richtige auswählst und bestätigst. Wenn keines passt, kannst du sie selbst einer Kategorie zuordnen oder als Privatentnahme erfassen.
Erstelle eine Rechnung
Gehe zu Verkauf, dann Rechnungen, und wähle Neue Rechnung.
Wenn du diesen Kunden zum ersten Mal fakturierst, erstelle den Kontakt hier: Suche für ein Unternehmen im Schweizer Handelsregister nach Namen oder UID, oder gib die Angaben für einen Privatkunden selbst ein.
Dann füge die erforderlichen Angaben hinzu:
- Den Kunden
- Rechnungsdatum und Fälligkeitsdatum, beide vorausgefüllt
- Die Positionen, die du verrechnest (Beschreibung, Menge, Einzelpreis)
- Den MWST-Satz pro Position, wo MWST anfällt
- Das Bankkonto, auf das du bezahlt werden möchtest
Die Rechnungsnummer wird für dich vergeben. Wenn etwas fehlt, listet SoloDesk auf, was noch zu korrigieren ist, bevor die Rechnung versendet werden kann.
Eine CHF-Rechnung, die auf ein Konto in der Schweiz oder in Liechtenstein geht, enthält eine Schweizer QR-Rechnung. Jede andere Rechnung enthält stattdessen einen Block mit deinen Zahlungsangaben für die Banküberweisung.
Sobald das erledigt ist, kannst du die Rechnung vorab ansehen und sie dann über SoloDesk versenden, wenn der Kontakt des Kunden eine E-Mail-Adresse enthält, oder du lädst das PDF herunter und verschickst es selbst. In beiden Fällen ist die Rechnung nun ausgestellt: Sie ist kein Entwurf mehr, sie ist in deinen Büchern erfasst und kann nicht mehr bearbeitet werden. Um eine Rechnung zu korrigieren, lösche sie, solange sie noch unbezahlt ist, oder stelle eine Gutschrift aus.
Der Status der Rechnung wird verfolgt: Entwurf → Offen → Überfällig → Bezahlt. Eine teilweise bezahlte Rechnung bleibt auf Offen oder Überfällig, mit dem bezahlten Anteil daneben. Wenn du Mahnungen versendest, zeigt der Status, welche Mahnstufe erreicht ist.
Zahlungseingang
Eine Rechnung bleibt auf Offen, bis die Zahlung auf einem Kontoauszug erscheint, den du hochgeladen hast. Wenn du den Auszug hochlädst, erkennt SoloDesk die QR-Referenz, die dein Kunde verwendet hat, und weiss, zu welcher Rechnung sie gehört. Wenn der Betrag exakt übereinstimmt, wechselt diese Rechnung automatisch auf Bezahlt, ohne dass du etwas tun musst.
Wenn dein Kunde bar bezahlt hat, markiere die Zahlung auf der Rechnung oder unter Zahlungen bei Forderungen als erhalten und wähle dein Kassenkonto. Die Rechnung wechselt sofort auf Bezahlt, ohne dass ein Auszug im Spiel ist.
Verstehe dein Dashboard: Bankguthaben, Umsatz, Ausgaben, MWST
Dein Hauptbildschirm zeigt, wo dein Unternehmen finanziell steht. Die wichtigsten Posten:
- Dein Bankguthaben, oben: eine Gesamtsumme in Franken über alle Konten, die du hinzugefügt hast, inklusive Kasse. Es ist der Schlusssaldo auf dem neuesten Kontoauszug jedes Bankkontos, plus die erfassten Kassenbuchungen. Daneben steht das Datum deiner jüngsten Transaktion.
- Umsatz ist, was du diesen Monat fakturiert hast, mit einer kleinen Grafik der letzten sechs Monate darunter, damit du den Trend siehst.
- Forderungen sind, was Kunden dir schulden. Verbindlichkeiten sind, was du Lieferanten schuldest. Jeder Posten zeigt den überfälligen Anteil separat.
- Ausgaben sind, was du seit Beginn deines Geschäftsjahres ausgegeben hast, nach Kategorie geordnet.
- Der MWST-Stand zeigt, wo du für das aktuelle Quartal stehst, falls du MWST-pflichtig bist. MWST-Abrechnung ansehen öffnet die vollständige Abrechnung, und Export gibt dir das offizielle Schweizer Formular als PDF, bereit zur Prüfung und Einreichung.
Jede Karte hat einen Link, der dich direkt zu den Rechnungen, Belegen oder Dokumenten führt, aus denen die Zahl stammt.
Wenn du einen bestimmten Zeitraum brauchst oder die Berichte, die dein Treuhänder verlangen wird, öffne Auswertungen: Erfolgsrechnung, Bilanz, Saldobilanz und MWST-Abrechnung, als PDF oder Excel herunterladbar.
