Avant de commencer
avec SoloDesk

Si votre entreprise n'y figure pas ou si la recherche ne la trouve pas, saisissez les informations manuellement : nom, rue, NPA et localité.

Configurez la TVA

Si vous êtes assujetti à la TVA, SoloDesk trouve votre numéro de TVA et la date de début de votre assujettissement, et renseigne les deux. Vous choisissez si la TVA est décomptée au moment de la facturation ou de l'encaissement. Si vous n'êtes pas assujetti à la TVA, ou si vous avez saisi vos informations manuellement, cette question n'apparaît pas.

Deux autres questions suivent : s'il s'agit de votre premier exercice et, pour une Sàrl ou une SA, si votre exercice se termine le 31 décembre. Pour une raison individuelle, l'exercice correspond toujours à l'année civile.

Votre entreprise est configurée. Vous arrivez sur votre écran principal.

Saisissez votre IBAN et SoloDesk reconnaît automatiquement le nom de votre banque. Donnez ensuite un nom et une devise au compte. Les devises étrangères sont acceptées, mais choisissez avec soin : l'IBAN et la devise ne sont plus modifiables dès la première transaction enregistrée.

Vous pouvez ajouter autant de comptes que nécessaire. Le solde reste à zéro jusqu'à ce que vous importiez votre premier relevé de compte.

Compte de caisse

Deux comptes de caisse sont configurés pour vous dans la Trésorerie, à côté de vos comptes bancaires : un pour les ventes au comptant et les justificatifs payés en espèces, et un compte privé pour l'argent que vous apportez ou retirez à titre personnel. Les deux soldes s'actualisent à mesure que vous enregistrez des transactions. Vous pouvez y ajouter d'autres comptes de caisse.

SoloDesk accepte les fichiers PDF, JPG, PNG et WebP, jusqu'à 25 Mo chacun. Les fichiers HEIC ne sont pas acceptés : si une photo est refusée, enregistrez-la en JPG et importez-la à la place.

SoloDesk lit chaque document et le classe en extrayant le fournisseur, la date, les montants, la TVA et les postes. Si le fournisseur est nouveau et que le document contient suffisamment de détails, SoloDesk crée le contact pour vous. Dès que SoloDesk a tout ce qu'il faut et connaît le fournisseur, il passe l'écriture pour vous. La lecture prend quelques instants et se fait en arrière-plan — vous n'avez pas besoin de rester sur la page.

Lorsque SoloDesk n'est pas certain de quelque chose, le document reste en attente dans Éléments à vérifier sur votre écran principal.

Cliquez sur Vérifier, contrôlez les informations, corrigez ce qui est erroné et confirmez. Un document avec une question en suspens reste hors de votre comptabilité tant que vous n'y avez pas répondu.

SoloDesk trouve la facture ou le justificatif auquel chaque paiement se rapporte. Il utilise la référence de paiement lorsqu'il y en a une, sinon il cherche un document dont le payeur et le montant correspondent exactement. Lorsqu'il n'est pas sûr, SoloDesk vous montre sa meilleure proposition et vous demande de confirmer.

Les frais bancaires sont reconnus automatiquement, et les mouvements entre vos propres comptes sont appariés.

Toute transaction que SoloDesk n'a pas pu rapprocher vous attend dans la Trésorerie. Ouvrez-y la liste des transactions et passez de Toutes à Vérifier. Ouvrez une transaction, et SoloDesk vous propose les documents auxquels elle pourrait se rapporter ; vous choisissez le bon et vous confirmez. Si aucun ne convient, vous pouvez l'affecter vous-même à une catégorie ou l'enregistrer comme un prélèvement privé.

Si c'est la première fois que vous facturez ce client, créez le contact ici : recherchez dans le registre du commerce suisse par nom ou IDE pour une entreprise, ou saisissez les informations manuellement pour un client privé.

Ajoutez ensuite les informations requises :

• Le client
• La date du document et l'échéance, toutes deux pré-remplies
• Les postes à facturer (description, quantité, prix unitaire)
• Le taux de TVA par poste, lorsque la TVA s'applique
• Le compte bancaire sur lequel vous souhaitez recevoir le paiement

SoloDesk attribue le numéro de facture. S'il manque quelque chose, SoloDesk indique ce qu'il reste à corriger avant que la facture puisse être envoyée.

Une facture en CHF payable sur un compte en Suisse ou au Liechtenstein contient une QR-facture suisse. Toute autre facture contient à la place un bloc Virement bancaire avec vos coordonnées de bénéficiaire.

Une fois la facture terminée, vous pouvez la prévisualiser, puis l'envoyer via SoloDesk si la fiche contact du client comporte une adresse e-mail, ou télécharger le PDF et l'envoyer vous-même. Dans les deux cas, la facture est émise : ce n'est plus un brouillon, elle est enregistrée dans votre comptabilité et ne peut plus être modifiée. Pour en corriger une, supprimez-la tant qu'elle n'est pas payée, ou émettez une Note de crédit.

Le statut de la facture est suivi : Brouillon → Ouverte → Échue → Payée. Une facture partiellement payée reste au statut Ouverte (ou Échue), avec la part payée affichée à côté. Si vous envoyez des rappels, le statut indique à quelle étape elle en est.

Encaissement

Une facture reste au statut Ouverte jusqu'à ce que le paiement apparaisse sur un relevé que vous avez importé. Lorsque vous importez le relevé, SoloDesk reconnaît la référence QR utilisée par votre client et sait à quelle facture elle se rapporte. Si le montant correspond exactement, cette facture passe au statut Payée sans que vous ayez à intervenir.

Si votre client vous a payé en espèces, marquez le paiement comme reçu sur la facture, ou dans Paiements sous Créances, et choisissez votre compte de caisse. La facture passe immédiatement au statut Payée, sans passer par un relevé.

Lorsque vous avez besoin d'une période spécifique, ou des états financiers que votre fiduciaire vous demandera, ouvrez Rapports : compte de résultat, bilan, balance de vérification et déclaration TVA, téléchargeables en PDF ou en Excel.