Dokumenten-Intelligenz
Weniger Zeit für das Erfassen von Rechnungen und Belegen.
Eine PDF-Rechnung, eine gescannte Rechnung oder ein Foto eines Belegs: einmal hochgeladen, liest SoloDesk das Dokument Zeile für Zeile und erstellt automatisch Buchungen. Dokumente, die weitere Angaben oder eine Entscheidung benötigen, warten auf Ihre Klärung, bevor sie verbucht werden.
Sie prüfen und validieren die entstandenen Buchungen zusammen mit den zugehörigen Ursprungsdokumenten.
Automatische Klassifikation
Manuelles Ablegen der Mandantendokumente entfällt.
Laden Sie Rechnungen, Steuerkorrespondenz, Lohndokumente und Verträge in das Mandantendossier hoch. SoloDesk erkennt deren Dokumenttypen und ordnet sie in eine Ablagestruktur, die für die Schweizer Treuhandpraxis entwickelt wurde.
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Dokumente nach ihrem Zweck finden.
Buchhaltung, Steuern, Lohn, Verträge und Administration haben jeweils ihren Platz. Dokumente erhalten einen spezifischeren Typ, etwa Lohnausweis, Pensionskassenausweis oder MWST-Dokument, sodass Sie die Unterlagen des Mandanten nach Kategorie und Typ durchsehen können.
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Erkennen, wenn ein Dokument zwei Zwecke erfüllt.
Eine AHV-Beitragsabrechnung mit angehängter QR-Rechnung kann sowohl als Lohndokument als auch als Eingangsrechnung erkannt werden. Die Rechnung kann in die Verbuchung weitergehen, während das Dokument beide Klassifikationen behält.
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Klassifikationen bestätigen, die Ihr Urteil verlangen.
Wenn SoloDesk einen Typ zur Prüfung markiert, zeigt es die vorgeschlagene Klassifikation und deren Begründung an. Sie können sie bestätigen oder den korrekten Typ wählen. Dieser Schritt ist von der Prüfung und Validierung einer Buchung getrennt.
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Rechnungen und Belege können anschliessend zeilenweise gelesen und verbucht werden.
Dokumentenlesung
Die buchhalterischen Details, Zeile für Zeile gelesen.
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Positionen, MWST und Zahlungsangaben erfassen.
SoloDesk liest Datum und Beträge aus Rechnungen und Belegen, weist jeder Position eine Aufwandkategorie zu und erfasst die MWST-Angaben. Verschiedene Einkäufe auf derselben Rechnung können unterschiedliche Kategorien erhalten. Die Zahlungsangaben der QR-Rechnung werden ebenfalls gelesen.
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Das Dokument mit dem Lieferanten verknüpfen.
SoloDesk sucht im Mandantendossier nach einem passenden Kontakt anhand von UID, IBAN, Name und PLZ. Unsichere Treffer benötigen Ihre Bestätigung. Wenn kein Kontakt übereinstimmt und genügend Angaben vorliegen, kann SoloDesk automatisch einen neuen erstellen.
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Fehlende Angaben ergänzen und Fehler korrigieren.
Ein verblasster Beleg oder ein unklares Foto kann Angaben offenlassen, die zu ergänzen sind. Sie können die extrahierten Angaben mit dem Original vergleichen, Fehlendes ergänzen und Falschgelesenes korrigieren.
Was Ihre Aufmerksamkeit benötigt
Die Arbeit kommt vorbereitet. Ihre Entscheidungen bringen sie weiter.
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Eingreifen, wo eine Entscheidung nötig ist.
Rechnungen und Belege, die zur Verbuchung bereit sind, gelangen automatisch in die Buchhaltung. Wenn SoloDesk eine Angabe oder eine Entscheidung benötigt, erscheint das Dokument in der Prüfliste des Mandanten mit dem markierten offenen Punkt.
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Mit Dokument und Angaben zusammen entscheiden.
Die Prüfung führt das Originaldokument, die extrahierten Angaben und den vorgeschlagenen Schritt zusammen, damit Sie den Punkt beurteilen und die Angaben bestätigen, korrigieren oder ergänzen können.
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Eine Entscheidung bringt die verknüpfte Arbeit voran.
Wenn Sie einen Lieferanten bestätigen, wird der Kontakt mit der Rechnung verknüpft, und die Verbuchung läuft weiter, sobald die übrigen Anforderungen erfüllt sind. Wenn Sie einen Kontakt erstellen, kann SoloDesk ihn auch zum Abgleich weiterer wartender Dokumente im selben Mandantendossier verwenden. Ihre Entscheidung wird in die verknüpften Datensätze übertragen und reduziert wiederholte Einrichtung und Erfassung.
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Sie prüfen und validieren die entstandenen Buchungen zusammen mit den zugehörigen Ursprungsdokumenten.
Siehe Validierung
Über Ihre Mandanten hinweg
Unterschiedliche Routinen.
Eine einheitliche Methode für Ihre Dokumente.
Mit der Routine jedes Mandanten arbeiten.
Mandanten können direkt in SoloDesk hochladen oder Dokumente weiterhin per E-Mail oder auf Papier an Ihr Team senden. Ihr Team lädt die per E-Mail erhaltenen Dateien sowie Scans oder Fotos der Papierdokumente hoch.
Dokumente und Prüfung an einem Ort.
Buchungen aus Dokumenten bleiben mit ihrer Quelle verknüpft. Wenn Sie eine Buchung validieren, hält der Stempel fest, wer sie geprüft hat und wann, damit das Team sehen kann, was bereits kontrolliert wurde.
Siehe ValidierungWählen, wo Sie als Nächstes arbeiten.
Die Startseite Ihres Treuhandbüros zeigt Verarbeitungs-, Abgleich- und Validierungszähler über alle Mandanten hinweg, mit denen Sie arbeiten können, zusammen mit den Aktualisierungen der Mandanten. Öffnen Sie die entsprechende Arbeit im Mandantendossier und fahren Sie dort fort.
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