So nutzen wir KI

SoloDesk ist ein browserbasierter Dienst. Es gibt nichts zu installieren und keine selbst gehostete Version. Die Anwendung, die Datenbank und die hochgeladenen Dokumente sind auf Google Cloud in Zürich, Schweiz, gehostet.

Das Lesen von Dokumenten erfolgt in einem separaten SoloDesk-Dienst am gleichen Standort und läuft ausschliesslich auf dem Server. Weder dein Browser noch die SoloDesk-App kontaktieren jemals ein Modell.

Das Modell selbst gehört nicht zu SoloDesk und läuft nicht auf der SoloDesk-Infrastruktur. Für das KI-gestützte Lesen von Dokumenten ruft SoloDesk Google Cloud Vertex AI über den globalen Endpunkt auf — dabei kann eine Verarbeitung ausserhalb der Schweiz stattfinden.

Wenn du ein Dokument hochlädst, liest das Modell es: Ein Aufruf bestimmt, um welche Art von Dokument es sich handelt; falls Angaben auszulesen sind, liest ein zweiter Aufruf sie aus — eine Lieferantenrechnung, einen Beleg, die Transaktionen in einem Kontoauszug als PDF. Kein Dokument wird mehr als zweimal gelesen.

Damit endet der Anteil des Modells. Alles danach ist gewöhnliche Software ohne Modell. Das Zuordnen eines Dokuments zu einem Kontakt ist eine Datenbankabfrage. Die Zuweisung einer Ausgabe zu einem Konto erfolgt über eine von SoloDesk gepflegte Tabelle. Das Lesen einer Bankdatei im standardisierten Schweizer Format übernimmt ein einfacher Parser. Diese Schritte sind deterministisch: Dieselbe Eingabe liefert immer dasselbe Ergebnis, und SoloDesk kann die Regel benennen, die es erzeugt hat.

Wenn das Modell sich bei dem, was es gelesen hat, nicht sicher ist, übernimmt SoloDesk das Ergebnis nicht: Es wird zur Überprüfung angezeigt, und du entscheidest. Ergebnisse, bei denen das Modell sicher ist, werden übernommen — das Originaldokument bleibt ihnen zugeordnet, damit du beides miteinander vergleichen kannst.

Das Lesen von Dokumenten ist Bestandteil des Dienstes und lässt sich nicht deaktivieren. Es wird nur auf Dokumente angewendet, die du hochlädst.

Ein Anbieter, ein Modell: ein Google-Gemini-Modell, das über Google Cloud Vertex AI verwendet wird. Es gibt keinen zweiten Anbieter, kein Modell auf der eigenen Hardware von SoloDesk und nichts, das auf deinem Gerät läuft.

Jede Leseaufgabe hat eigene Anweisungen und ein festes Schema, das die Antwort erfüllen muss — so kommen beschriftete Felder zurück, kein Freitext, der erst interpretiert werden müsste. SoloDesk schreibt, versioniert und pflegt diese Anweisungen und Schemata selbst.

Das Modell ist ein Basis-Drittanbietermodell, das von Google entwickelt, trainiert und betrieben wird. SoloDesk hat es nicht entwickelt, hostet es nicht und hat kein eigenes Modell.

Was SoloDesk selbst entwickelt, ist alles drumherum: die Anweisungen, die Schemata, der Umgang mit unsicheren Ergebnissen und die Buchhaltungslogik, die aus einer Antwort eine überprüfbare Buchung macht. Das ist eigene Entwicklung von SoloDesk. Es sind weder Open-Source- noch selbst gehostete Modelle beteiligt.

Google Cloud Vertex AI ist in der Datenschutzerklärung von SoloDesk als Auftragsverarbeiter aufgeführt.

Jedes Mal, wenn ein Dokument gelesen wird, gehen zwei Dinge an Google:

• die Datei, so wie du sie hochgeladen hast — ein PDF oder ein Foto, vollständig, kein Auszug;
• der Name deines Unternehmens, damit das Modell weiss, wessen Bücher es liest.

Das ist, was das Modell braucht, um das Dokument zu lesen — und das Einzige, was die SoloDesk-Infrastruktur für diesen Schritt verlässt. Die Datenschutzerklärung nennt die Anbieter, mit denen SoloDesk zusammenarbeitet, und erläutert den Umgang mit jenen ausserhalb der Schweiz.

Was Google damit macht: Im Rahmen der Vertex-AI-Konfiguration von SoloDesk (null Datenspeicherung) bewahrt Google deine Inhalte nach der Rückgabe des Ergebnisses nicht auf und verwendet sie gemäss den Google-Nutzungsbedingungen für Unternehmen nicht zum Training von KI-Modellen. Deine Inhalte werden ausschliesslich verarbeitet, um das Ergebnis zurückzuliefern.

Was SoloDesk speichert, steht im Dokumentdatensatz: die aus dem Dokument ausgelesenen Angaben (Name und Adresse der Gegenpartei, Beträge, Daten, die zugewiesene Kategorie) sowie der Text des Dokuments selbst.

Was SoloDesk nicht speichert: Das Protokoll jedes Aufrufs enthält nur technische Fakten (welche Aufgabe ausgeführt wurde, welches Modell, wie lange es dauerte, ob es erfolgreich war). Bei einem fehlgeschlagenen Aufruf wird der Fehlertext zur Fehleranalyse gespeichert. Darüber hinaus werden weder die gesendeten Anweisungen noch die Antwort des Modells gespeichert.

Das Zuordnen zu Kontakten, das Erkennen von Duplikaten und die Zuweisung von Ausgabenkonten finden ausschliesslich innerhalb der SoloDesk-Infrastruktur statt. Diese Schritte werden nie an Google übermittelt.

SoloDesk nimmt kein Fine-Tuning am Modell vor, und nichts, was du hochlädst, wird verwendet, um auf SoloDesk-Seite ein Modell zu trainieren. Das Modell passt sich nicht im Laufe der Zeit an dein Unternehmen an: Jedes Dokument wird eigenständig gelesen, ohne Erinnerung an vorherige Dokumente.

Was sich ändert, ist die Software rund um das Modell — die Anweisungen und Schemata, die SoloDesk pflegt, sowie die aufgerufene Modellversion. Das sind versionierte Änderungen, die SoloDesk bewusst vornimmt und für alle veröffentlicht — nicht etwas, das das System sich selbst beibringt.

Die Anweisungen und Schemata sind für Schweizer Geschäftsdokumente ausgelegt. Es gibt nichts zu konfigurieren und nichts zu trainieren.