Hinweis: Gemäss den Übergangsbestimmungen von SIX werden QR-Rechnungen im alten kombinierten Adressformat ab dem 30. September 2026 von den Banken abgelehnt. Die Details dazu findest du in den FAQ weiter unten.
Was ist eine Schweizer QR-Rechnung?
Eine Schweizer QR-Rechnung ist eine Rechnung mit einem standardisierten Zahlteil am unteren Seitenrand. Die Schweiz und Liechtenstein akzeptieren seit dem 30. September 2022 kein anderes Einzahlungsschein-Format mehr; an diesem Tag wurden die orangen (ESR) und roten (ES) Einzahlungsscheine abgeschafft.
Jede QR-Rechnung besteht aus drei Teilen: einem, dessen Inhalt du nach den gelieferten Produkten oder Dienstleistungen selbst bestimmst, und zwei, die dem festen SIX-Format folgen.
- Die Rechnung (oberer Teil). Deine Rechnungspositionen, Preise, Rechnungsnummer und Zahlungskonditionen. Wenn du MWST-pflichtig bist, muss sie auch die in Art. 26 MWSTG aufgeführten Angaben enthalten: deinen Namen und deine Geschäftsadresse mit deiner UID, den Namen und die Adresse des Kunden, das Leistungsdatum oder den Leistungszeitraum, sofern er vom Rechnungsdatum abweicht, eine Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen, den Betrag sowie den Steuersatz und den Steuerbetrag. Die Gestaltung liegt vollständig bei dir. Der Inhalt dieses Teils richtet sich nach dem Schweizer Buchhaltungs- und Steuerrecht, nicht nach dem Zahlungsstandard.
- Der Zahlteil. Ein 148 × 105 mm grosses Feld unten rechts mit dem Schweizer QR-Code und denselben Angaben im Klartext. Dieser Teil ist vollständig standardisiert: Die Implementierungsrichtlinien von SIX legen Platzierung, Abmessungen, Schriften und auf Papier sogar die Perforationslinie fest.
- Der Empfangsschein. Der kleine abtrennsbare Abschnitt unten links, der vor allem von Personen aufbewahrt wird, die am Postschalter bezahlen.
Zum Bezahlen richtet dein Kunde eine Banking-App auf den Code, der Überweisungsbildschirm erscheint bereits ausgefüllt und es muss nur noch bestätigt werden. Wer Papier vorzieht, kann die Rechnung am Postschalter begleichen oder die gedruckten Angaben manuell ins E-Banking übertragen, da alle Informationen im Code daneben auch als Klartext erscheinen. Eine QR-Rechnung benötigt kein spezielles Papier: Ein gewöhnliches Blatt aus jedem Drucker genügt, ebenso wie ein per E-Mail versandtes PDF.
Was ist ein QR-Einzahlungsschein?
Ein QR-Einzahlungsschein ist der Zahlteil mit Schweizer QR-Code einer QR-Rechnung, der allein, ohne die Rechnung, ausgestellt wird. Offiziell bezeichnet SIX dieses Element als «Zahlteil mit Empfangsschein» und behandelt es als Baustein einer QR-Rechnung, nie als eigenständiges Dokument. Kurz gesagt: Ein QR-Einzahlungsschein löst eine Zahlung aus, ist aber keine Rechnung im Sinne von Art. 26 MWSTG.
Dieser Abschnitt ist üblicherweise am unteren Ende einer Rechnung befestigt, kann aber auch auf einem separaten Blatt erscheinen: einer A4-Seite, die bis auf den Streifen am unteren Rand leer ist. Was die Zahlung betrifft, erfüllt dieses Blatt seinen Zweck: Es lässt sich einscannen, am Postschalter vorzeigen und der Betrag landet auf deinem Konto.
.webp)
Ist ein QR-Einzahlungsschein eine gültige Rechnung in der Schweiz?
Nein. Der Einzahlungsschein ist gültig für das Auslösen einer Zahlung, erfüllt aber nicht die gesetzlichen Anforderungen an eine Rechnung. Gemäss Art. 26 MWSTG muss eine Rechnung den Lieferanten, den Empfänger und die Art der Leistung klar ausweisen. Konkret bedeutet das: deinen Namen und deine Adresse mit deiner UID, den Namen und die Adresse des Kunden, das Leistungsdatum oder den Leistungszeitraum (sofern es nicht das Rechnungsdatum ist), eine Beschreibung des Gelieferten, den Betrag sowie den Steuersatz mit dem Steuerbetrag. Vergleichst du den Einzahlungsschein mit dieser Liste, findest du eine IBAN, einen Betrag und eine Referenznummer. Er zeigt, dass jemand Geld verlangt hat, mehr nicht.
Diese Lücke hat Konsequenzen für beide Seiten:
- Für deinen Kunden: Eine Ausgabe kann nur gegen ein erklärendes Dokument verbucht werden, und wenn der Kunde MWST-pflichtig ist, ist eine konforme Rechnung der Standardbeleg für den Vorsteuerabzug. Streng genommen verliert er den Abzug durch eine fehlende Rechnung nicht automatisch, da das Schweizer Steuerrecht andere Nachweise zulässt; in der Praxis besteht seine Buchhaltungsabteilung in jedem Fall auf dem Dokument. Schickst du einem Unternehmen nur einen Einzahlungsschein, ist das typische Ergebnis eine Anfrage nach einer ordentlichen Rechnung, und deine Zahlung wird bis zum Eingang zurückgehalten.
- Für dich: Das Obligationenrecht (OR Art. 957 ff.) verlangt für jede Buchung einen Beleg, der 10 Jahre lang aufbewahrt werden muss (OR Art. 958f). Die elektronische Archivierung ist zulässig, sofern die Anforderungen der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) erfüllt sind: Die Dateien müssen vor Veränderungen geschützt, geordnet und während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar sein. Die meisten Fakturierungs- und Archivierungstools übernehmen das für dich, du musst also nichts ausdrucken. Deine archivierte Kopie der vollständigen Rechnung rekonstruiert die Transaktion: was verkauft wurde, an wen, zu welchem Preis, unter welcher Nummer. Ein Einzahlungsschein zeigt davon bei einer Steuerprüfung oder einem Audit nichts.
So sieht das in der Praxis aus. Du gestaltest eine Website für eine Zürcher Agentur und stellst CHF 3’450 plus 8.1% MWST in Rechnung, also CHF 3’729.45. Mit einer vollständigen QR-Rechnung läuft alles reibungslos: Die Agentur verbucht die Ausgabe unter deiner Rechnungsnummer, holt sich CHF 279.45 als Vorsteuer zurück und archiviert deine Rechnung. Stell dir nun vor, du hättest nur einen Einzahlungsschein geschickt. Die Agentur hat nur einen Belastungsposten von CHF 3’729.45 auf ihrem Kontoauszug und keine Ahnung, was er zu bedeuten hat. Früher oder später schreibt jemand aus der Buchhaltungsabteilung und verlangt eine ordentliche Rechnung, und bis du eine schickst, genehmigt niemand die Zahlung. Du wolltest dir einen Schritt sparen und bekommst dein Geld eine Woche später.
Ein Hinweis für Einzelunternehmer: Unterhalb von rund CHF 100’000 weltweitem Umsatz bist du normalerweise nicht MWST-pflichtig, und Art. 27 MWSTG verbietet dir dann, MWST auf deinen Rechnungen auszuweisen. Du brauchst dennoch ordentliche Rechnungen, da deine eigene Buchhaltung für jede Buchung einen Beleg benötigt und deine Geschäftskunden eine Rechnung verlangen werden. Deine Rechnungen gehen einfach ohne MWST-Zeile raus.
QR-Einzahlungsschein und QR-Rechnung: die wichtigsten Unterschiede
Der Unterschied zwischen einer QR-Rechnung und einem QR-Einzahlungsschein lässt sich so zusammenfassen: Der Einzahlungsschein enthält nur die Zahlungsdaten, während die QR-Rechnung eine vollständige Rechnung mit integriertem Zahlteil ist. Der eine ermöglicht dir nur, bezahlt zu werden; die andere dokumentiert zudem, wofür die Zahlung erfolgte.
Schauen wir uns das im Detail an:
QR-Einzahlungsschein (nur Zahlteil) | Vollständige QR-Rechnung | |
|---|---|---|
Enthält | Nur Zahlungsdaten: IBAN, Betrag, Währung, Referenz, Adressen | Alles links, plus Positionen, Mengen, Preise, Rechnungsnummer, MWST-Aufschlüsselung, Konditionen |
Löst eine Zahlung aus | ✔ Ja | ✔ Ja |
Gilt als Rechnung | ✘ Nein, die wesentlichen Angaben gemäss Art. 26 MWSTG fehlen (UID, Leistungsbeschreibung, Leistungsdatum, MWST-Aufschlüsselung) | ✔ Ja, wenn der Rechnungsteil vollständig ist |
Verwendbar für die Buchhaltung | ✘ Nein: nichts zu verbuchen, keine Nummer, keine Leistungsbeschreibung | ✔ Ja, für die Buchhaltung deines Kunden und deine eigene |
Ermöglicht Vorsteuerabzug | ✘ Nein, beweist nichts über die erbrachte Leistung | ✔ Ja, Standardbeleg für den Abzug deines Kunden |
Ausreichend für die Geschäftsrechnungsstellung | ✘ Nein | ✔ Ja |
Kosten | Kostenlos | Kostenlos |
Rechtsgrundlage | SIX-Implementierungsrichtlinien QR-Rechnung (nur Zahlteil) | SIX-Implementierungsrichtlinien für den Zahlteil, plus Art. 26 MWSTG und OR Art. 957 ff. für die Rechnung |
Wann reicht ein Einzahlungsschein?
Ein Einzahlungsschein allein genügt nur, wenn du Geld einziehst, ohne Waren oder Dienstleistungen zu fakturieren. Typische Fälle:
- Spenden: Hilfswerke legen ihren Spendenbriefen regelmässig einen Einzahlungsschein bei; es wurde nichts verkauft, also gibt es nichts zu dokumentieren.
- Vereins- und Verbandsmitgliederbeiträge: Ein fester Betrag, den alle kennen; Mitglieder erwarten einen Einzahlungsschein, keine Rechnung.
- Private Zahlungsanfragen: Miete an einen privaten Vermieter, Aufteilung gemeinsamer Kosten oder Rückerstattungen.
- Zahlungserinnerungen: Die vollständige Rechnung wurde bereits verschickt; nur die Zahlung steht noch aus.
In diesen Fällen erfüllt der Einzahlungsschein dieselbe Aufgabe wie die alten orangen (ESR) und roten (ES) Einzahlungsscheine: Er transportiert das Geld.
In allen anderen Fällen sendest du die vollständige QR-Rechnung. Wenn dein Kunde die Zahlung durch seine Buchhaltung laufen lässt, die MWST abzieht oder sie archiviert, braucht er eine echte Rechnung von dir, genauso wie deine eigenen Aufzeichnungen.
Wie du entscheidest: drei Fragen
Wenn du bei einem konkreten Fall unsicher bist, gibt dir dieser schnelle Test die Antwort:
- Ist der Zahler ein Unternehmen und keine Privatperson?
- Wird jemand die MWST auf diese Zahlung abziehen?
- Braucht eine der beiden Seiten diese Zahlung für ihre Aufzeichnungen?
Ein einziges Ja bedeutet: Du sendest die vollständige QR-Rechnung. Dreimal Nein bedeutet: Ein Einzahlungsschein reicht.
So erstellst du gratis eine vollständige QR-Rechnung
Mit dem kostenlosen QR-Rechnung-Generator von SoloDesk erhältst du das vollständige Dokument: eine Rechnung mit Positionen, MWST und Rechnungsnummer sowie den Zahlteil mit dem Schweizer QR-Code, formatiert nach den SIX-Spezifikationen.
Der gesamte Vorgang dauert 2 Minuten:
- Öffne den QR-Rechnung-Generator von SoloDesk. Du musst dich weder registrieren noch etwas installieren.
- Gib deinen Firmennamen und deine IBAN ein (eine Standard-IBAN genügt), die Angaben deines Kunden sowie deine Positionen mit Preisen und MWST, sofern du steuerpflichtig bist.
- SoloDesk sendet dir das fertige PDF per E-Mail, das du an deinen Kunden weiterleiten oder auf gewöhnlichem Papier ausdrucken kannst.
-768x525.webp)
-768x525.png)