Buchhaltung für die Einzelfirma in der Schweiz (2026): Milchbüchleinrechnung oder doppelte Buchhaltung?

Milchbüchleinrechnung oder doppelte Buchhaltung: Was ist der Unterschied, und was verlangt das Gesetz?

Das Gesetz zieht die Grenze bei CHF 500'000 Umsatz: Darunter ist jedes Format erlaubt, ab dort ist die doppelte Buchhaltung Pflicht (Art. 957 OR). Unterhalb dieser Grenze verlangt Abs. 2 nur eine Aufstellung über Einnahmen, Ausgaben und die Vermögenslage, wobei die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung sinngemäss gelten (Abs. 3). Diese Buchführungspflicht einer Einzelfirma ist das Minimum; alles Weitere bei der Wahl hängt davon ab, was jedes Format im Dezember liefern kann.

Das einfache Format (Milchbüchleinrechnung) ist ein datiertes Journal mit drei Teilen – Geld herein, Geld hinaus und eine Dezembernotiz zu Vermögen und Schulden –, jede Zeile mit einem Beleg hinterlegt. Es hat kein Gedächtnis für das Vorjahr und keinen vorgesehenen Platz für das, was du entnimmst oder einlegst, obwohl das Steuerformular genau diese Zahlen verlangt – sie landen also auf einer Nebenliste. Sein einziges Ergebnis ist Einnahmen minus Ausgaben; dein steuerbarer Gewinn ist diese Zahl, korrigiert um Vermögenswerte, Abschreibungen und Privatanteile – separat ausgerechnet.

So sieht es in der Praxis aus: eine Tabelle, ein Heft oder eine schlanke App. Ein Kunde zahlt, du ergänzt eine Zeile mit Datum, Betrag und Rechnungsnummer. Du kaufst ein Zugbillett, du ergänzt eine Zeile und legst das Billett ab. Im Dezember notierst du den Bankstand, die noch offenen Kundenrechnungen, den im März gekauften Laptop und die Lieferantenrechnungen, die du noch schuldest – diese Seite plus das Journal sind dein Jahr.

Die doppelte Buchhaltung schreibt jeden Geschäftsfall gleichzeitig auf zwei Konten, eines für die Herkunft des Geldes und eines für sein Ziel, sodass die Konten immer aufgehen. Die Zahlung eines Kunden ist mehr Bankguthaben und mehr Ertrag; ein Laptop ist weniger Bankguthaben und ein neuer Vermögenswert. Beim Jahresabschluss entstehen aus den Konten zwei Dokumente: die Erfolgsrechnung für Ertrag und Aufwand des Jahres und die Bilanz für das, was vorhanden ist, was geschuldet wird und was als dein Anteil übrig bleibt. Ein eigenes Privatkonto erfasst Privatbezüge und Privateinlagen.

In der Praxis: Du arbeitest in einer Buchhaltungssoftware. Jede Bankzeile und jeder Beleg wird einem Konto zugeordnet, die meisten vom Programm. Unbezahlte Rechnungen warten auf dem Debitorenkonto, bis das Geld eintrifft. Der Laptop liegt auf einem Anlagekonto und verliert jedes Jahr einen festen Anteil seines Werts. Überweisungen auf dein persönliches Bankkonto werden auf dem Privatkonto verbucht. Am 31. Dezember exportierst du Bilanz und Erfolgsrechnung, statt eine Seite von Hand zu schreiben.

Die zwei Umsatzgrenzen (2026)

Der Handelsregistereintrag bei der unteren Grenze (Art. 931 OR) sagt nichts darüber aus, welches Format du führen darfst; die zwei Regeln stehen in verschiedenen Artikeln. Welches Format du auch führst: Jede Aufzeichnung und jeder Beleg wird zehn Jahre aufbewahrt (Art. 958f OR), auf Papier oder gescannt nach der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV, SR 221.431); ist ein Unternehmen zur Rechnungslegung verpflichtet, werden Bilanz und Erfolgsrechnung schriftlich und unterzeichnet aufbewahrt (Art. 958f Abs. 2 OR).

Wird die Wahl irgendwo deklariert? Nein. Nichts wird registriert, eingereicht oder datiert. Sie zeigt sich einmal im Jahr, wenn das Formular für Selbständigerwerbende der meisten kantonalen Steuererklärungen fragt, ob eine kaufmännische Buchhaltung geführt wird («mit oder ohne kaufmännische Buchhaltung»). Kreuzt du «mit» an, gehen Bilanz und Erfolgsrechnung als Beilage mit, und der grösste Teil des Fragebogens bleibt leer; kreuzt du «ohne» an, wird der Fragebogen selbst zu deiner Erfolgsrechnung, mit Vermögen, Schulden, Privatbezügen und Privateinlagen Zeile für Zeile deklariert. Die üblichen Abzüge sind in beiden Fällen dieselben; Rückstellungen, das Delkredere und das Warendrittel gibt es nur in einer kaufmännischen Buchhaltung.

Welche Buchführungsmethode soll eine Einzelfirma wählen?

Für die Buchhaltung einer Einzelfirma in der Schweiz genügt eine Milchbüchleinrechnung, wenn du voraussichtlich unter CHF 100'000 bleibst, Zeit statt Waren verrechnest, nichts Wertvolleres als einen Laptop besitzt und keinen Kredit aufnehmen willst.

Passt das nicht auf dich, beginnst du besser gleich mit der doppelten Buchhaltung: Sobald der Umsatz CHF 100'000 übersteigt oder Geräte, ein Warenlager, ein Leasingfahrzeug, ein Bankkredit oder eine GmbH in Sicht kommen, verlangt jeder dieser Schritte Bilanz und Erfolgsrechnung – und die bringt nur eine doppelte Buchhaltung hervor. Wenn die Software das Verbuchen übernimmt, ist der Mehraufwand für ein Dienstleistungsunternehmen mit wenigen Transaktionen praktisch null.

Das raten wir in der Praxis, denn die Anfragen nach einer Bilanz kommen Jahre vor der gesetzlichen Pflicht:

• Das kantonale Steueramt verlangt auch von einer Milchbüchleinrechnung eine Deklaration von Vermögen, Schulden, Privatbezügen und Privateinlagen. Das ist der Inhalt einer Bilanz ohne ihre Form.
• Eine Bank verlangt zwei oder drei Jahresabschlüsse und liest zuerst die Zeile mit dem Eigenkapital; eine Milchbüchleinrechnung hat keine.
• Die MWST-Abrechnung nach vereinbarten Entgelten, also der gesetzliche Normalfall, braucht die fakturierten, aber noch nicht bezahlten Beträge; wer nur ein Journal führt, beantragt entweder die Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten (Art. 39 MWSTG) oder wählt die Saldosteuersatzmethode, die keine Vorsteueraufzeichnungen verlangt.
• Eine künftige GmbH braucht eine geprüfte Eröffnungsbilanz, abgeleitet aus der bestehenden Buchhaltung.
• Die Grenze von CHF 500'000 selbst: Ab dem 1. Januar danach beginnt die doppelte Buchhaltung mit einer Eröffnungsbilanz, aufgebaut aus dem, was vorher geführt wurde.

Ein Jahr im einfachen Format. Du erfasst jede Zahlung, sobald sie auf dem Kontoauszug erscheint. Im Dezember zählst du Bankstand, offene Kundenrechnungen, Geräte und noch offene Lieferantenrechnungen zusammen und schreibst sie auf eine Seite; das Journal sagt Einnahmen minus Ausgaben, und der steuerbare Gewinn wird daraus separat ermittelt. Drei Fragen haben dann keine saubere Antwort: warum Bankstand und Gewinn verschiedene Zahlen sind; was aus den unbezahlten Rechnungen vom letzten Dezember geworden ist, die nie ins Journal dieses Jahres gelangt sind; und ob Ware, die im Dezember gekauft und im Februar verkauft wurde, in dieses oder ins nächste Jahr gehört.

Dasselbe Jahr in der doppelten Buchhaltung. Jede Zahlung wird einer Rechnung, einem Beleg oder einem Privatbezug zugeordnet. Die Rechnungen vom letzten Dezember warten bei den Debitoren und werden von selbst vorgetragen. Die Geräte verlieren ihren festen Anteil an Wert. Deine Bezüge sammeln sich auf dem Privatkonto. Sobald dein Treuhandbüro Abschreibungen und Abschlussbuchungen verbucht hat, druckt die Software Bilanz und Erfolgsrechnung, und die Differenz zwischen Bankstand und Gewinn ist Zeile für Zeile erklärt.

Beispiel. Eine Grafikdesignerin, eine typische Freelancerin in der Schweiz mit CHF 180'000 Umsatz, beantragt im dritten Jahr das Leasing eines Fahrzeugs für CHF 40'000, und die Leasinggesellschaft will die Bilanzen der letzten zwei Jahre sehen. Aus einer doppelten Buchhaltung exportiert sie zwei PDFs. Aus einer Milchbüchleinrechnung müssten die Bilanzen erst aus ihren Listen, Kontoauszügen und Rechnungen zusammengestellt werden – eine Arbeit für das Treuhandbüro, die einige Tage und ein Honorar kostet. Das Leasing wird so oder so bewilligt; unterschiedlich sind das Tempo und der Umfang der fremden Hilfe.

Wie sieht die doppelte Buchhaltung für eine Einzelfirma aus?

Etwa zehn Konten, nicht hundert. Der Standard-Kontenplan für kleine Unternehmen in der Schweiz ist der Kontenrahmen KMU; ein Einzelunternehmen führt seine Buchhaltung mit einer abgespeckten Fassung davon, und drei dieser Konten erklären dein Jahr: die Bank, das Privatkonto und das Eigenkapital.

Das Privatkonto ist das, was die Bilanz einer Einzelfirma überhaupt aufgehen lässt. Eine Überweisung auf dein persönliches Bankkonto ist weder Aufwand noch Lohn; sie verringert deinen Anteil am Unternehmen und wird hier verbucht. Geld, das du einbringst, bewirkt das Gegenteil, erhöht deinen Anteil und wird ebenfalls hier verbucht.

Durchgerechnetes Jahr – die Designerin, erstes Jahr, in CHF

Was das in der Praxis heisst. Auf der Bank liegen 25'500, der Gewinn beträgt 85'000. In einer Milchbüchleinrechnung ist diese Differenz ein Rätsel; in Bilanz und Erfolgsrechnung sind es drei Zeilen zusätzlich zu den 10'000, mit denen die Designerin ins Jahr gestartet ist: 8'000 noch nicht eingegangen, 1'500 noch im Laptop, 60'000, von denen sie gelebt hat. In der Software hat sie fast nichts davon getippt. Das Programm las ihren Kontoauszug und ihre Belege und verbuchte jede Position auf das passende Konto; vorgelegt wurden ihr nur die Überweisungen auf ihr persönliches Bankkonto, die sie als Privatbezüge bestätigt hat. Bilanz und Erfolgsrechnung oben sind das, was sie im Januar heruntergeladen hat, nachdem ihr Treuhandbüro Abschreibungen und Abschlussbuchungen verbucht hatte.

Zahle ich mir als Inhaber einer Einzelfirma einen Lohn aus, und wie werden meine Privatbezüge besteuert?

Nein. Die Inhaberin oder der Inhaber einer Einzelfirma kann nicht auf deren Lohnliste stehen; es gibt also keinen Lohn, keine Lohnabrechnung und keine Arbeitgeberbeiträge (Mitarbeitende, falls vorhanden, werden ganz normal angestellt). Wovon du lebst, geht als Privatbezug hinaus, und diese Bezüge sind für Steueramt und Ausgleichskasse unsichtbar. Bei einer Einzelfirma in der Schweiz werden Steuern und AHV auf dem Gewinn berechnet, den das Unternehmen erzielt hat. Ob du in einem Jahr mit CHF 85'000 Gewinn CHF 20'000 oder CHF 100'000 entnimmst, ändert an beiden Veranlagungen nichts; die einzige Zeile, die sich bewegt, ist das Eigenkapital in der Bilanz.

2026 bezahlt, wer in der Schweiz als selbständigerwerbend anerkannt ist, AHV/IV/EO-Beiträge von 10 % des Reineinkommens ab CHF 60'500. Darunter läuft eine sinkende Beitragsskala ab CHF 10'100, beginnend bei 5,371 %; unter CHF 10'100 beträgt der Mindestbeitrag CHF 530; die Ausgleichskasse kann bis zu 5 % Verwaltungskosten dazuschlagen (Merkblatt AHV/IV 2.02). Die provisorischen Akontobeiträge beruhen auf deiner eigenen Schätzung; der definitive Betrag wird nach der Steuerveranlagung festgelegt. Säule 3a: Ohne Pensionskasse liegt die abzugsfähige Obergrenze bei 20 % des Nettoerwerbseinkommens, höchstens CHF 36'288 im Jahr 2026; mit Pensionskasse sind es CHF 7'258 (BSV).

Seit 2026 kann die Lücke aus einem Jahr, in dem du weniger als das Maximum einbezahlt hast (2025 oder später), innert der folgenden zehn Jahre durch einen Einkauf geschlossen werden (Art. 7a BVV 3). Fünf Bedingungen gelten:

• Du hattest sowohl im Lückenjahr als auch im Einkaufsjahr AHV-pflichtiges Erwerbseinkommen in der Schweiz.
• Der volle ordentliche Beitrag für das laufende Jahr ist bereits bezahlt.
• Höchstens ein Einkauf pro Jahr.
• Der Einkauf ist pro Lückenjahr auf den «kleinen Beitrag» (CHF 7'258) begrenzt, auch für Selbständigerwerbende.
• Es wurden noch keine Altersleistungen aus der Säule 3a bezogen.

Beispiel, fortgesetzt. Die Ausgleichskasse übernimmt die CHF 85'000 nicht so, wie sie dastehen. Das Steueramt meldet diese Zahl nach Abzug der AHV/IV/EO, die die Designerin verbucht hat. Die Ausgleichskasse zieht zuerst einen Zins auf dem im Geschäft investierten Eigenkapital ab – einen kleinen Betrag, der vom Zinssatz des Jahres abhängt – und rechnet das Ergebnis danach zum Beitragssatz von 10 % auf 100 % auf, weil in der gemeldeten Zahl die AHV bereits abgezogen ist (Art. 9 Abs. 4 AHVG; Merkblatt 2.09): 85'000 ÷ 0,9 ergibt eine Beitragsbasis von rund CHF 94'400. Die CHF 9'000, die sie tatsächlich verbucht hat, spielen in dieser Rechnung keine Rolle. Auf dieser Basis schuldet sie rund CHF 9'440 AHV/IV/EO und bis zu CHF 470 Verwaltungskosten. Ihre Einkommenssteuer dagegen wird auf CHF 85'000 abzüglich der üblichen Abzüge veranlagt, und die CHF 60'000, die sie entnommen hat, kommen nirgends vor. Zahlt sie CHF 17'000 in die Säule 3a, sinkt ihr steuerbares Einkommen auf CHF 68'000, während ihre AHV-Basis bei rund CHF 94'400 bleibt, weil der 3a-Abzug erst nach der AHV-Berechnung greift. Diese Asymmetrie ist nach unserer Erfahrung die häufigste Überraschung bei der ersten Veranlagung als selbständigerwerbende Person.

Was ändert die MWST-Anmeldung in der Buchhaltung einer Einzelfirma?

Zwei neue Konten, und jeder Beleg zählt jetzt doppelt. Die MWST-Pflicht in der Schweiz beginnt bei CHF 100'000 weltweitem Umsatz aus Leistungen, die nicht von der MWST ausgenommen sind (Art. 10 MWSTG), die Anmeldefrist beträgt 30 Tage (Art. 66 MWSTG), und der Normalsatz 2026 liegt bei 8,1 % (ESTV). Unterhalb der Grenze kannst du dich freiwillig anmelden (Art. 11 MWSTG); Inhaberinnen und Inhaber mit hohen Lieferantenkosten tun das manchmal, um die Vorsteuer geltend zu machen.

Sobald du steuerpflichtig bist, tragen deine Rechnungen die UID mit dem Zusatz MWST sowie Satz und Steuerbetrag. In der Buchhaltung teilt das jeden Verkauf in zwei Teile: Der Nettopreis geht in den Ertrag, die Steuer auf ein neues Konto für die geschuldete MWST. Jeder Lieferantenbeleg wird gleich geteilt: Der Nettobetrag ist Aufwand, die Steuer geht auf ein zweites neues Konto für die Vorsteuer. Die Abrechnung ist der Saldo zwischen diesen beiden Konten. Das funktioniert nur, wenn jeder Beleg seit Beginn der Steuerpflicht verbucht ist. Abgerechnet wird quartalsweise nach der effektiven Methode und halbjährlich nach der Saldosteuersatzmethode. Seit 2025 darf ein Unternehmen mit einem Umsatz bis CHF 5'005'000 stattdessen einmal jährlich abrechnen (Art. 35 Abs. 1bis MWSTG), sofern frühere Abrechnungen und Zahlungen fristgerecht erfolgt sind. Die ESTV erhebt während des Jahres weiterhin Akontozahlungen, am Zahlungsrhythmus ändert sich also nichts. Eine Milchbüchleinrechnung hat gar keine MWST-Konten – deshalb verbringen Inhaberinnen und Inhaber, die sich aus einem Journal heraus anmelden, ihre erste Steuerperiode meist damit, Belege ein zweites Mal zu verbuchen.

Die Grenze überschreiten, ohne es zu merken. Bei einem bestehenden Unternehmen beginnt die Steuerpflicht mit dem Geschäftsjahr nach jenem, in dem der Umsatz CHF 100'000 überschritten hat (Art. 14 Abs. 3 MWSTG). Bei einem Unternehmen im ersten Jahr endet die Befreiung, sobald absehbar ist, dass der Umsatz innert zwölf Monaten CHF 100'000 erreichen wird; das kann der erste Monat der Geschäftstätigkeit sein. Rechnungen, die danach ohne MWST gestellt wurden, bleiben steuerbar. Die 8,1 % werden aus dem bereits vereinnahmten Preis herausgerechnet, und die Anmeldung erfolgt rückwirkend. Wenn du es bemerkst, erledige fünf Dinge: Zähle die Rechnungen der letzten zwölf Monate zusammen; melde dich im ESTV-Portal an; wähle zwischen effektiver Methode und Saldosteuersatzmethode; verrechne die MWST auf den noch offenen Rechnungen; und trage jeden Lieferantenbeleg seit Beginn der Steuerpflicht zusammen, damit die Vorsteuer nicht verloren geht.

Wie sieht ein typischer Monat mit der Milchbüchleinrechnung und mit der doppelten Buchhaltung aus?

Beide Formate beginnen mit denselben zwei Grundlagen, dem Kontoauszug und den Belegen, und Scans von beidem sind zulässig (Art. 958f Abs. 3 OR und die GeBüV). Beide lassen sich von Hand oder in einer Software führen; unterschiedlich sind der Inhalt der Aufzeichnungen und wie viel Kontrolle das Format von selbst leistet.

Ein typischer Monat im einfachen Format. Du erfasst jede Bankzeile mit Datum, Betrag, Kategorie und Belegnummer, in einer Tabelle, einem Heft oder einer einfachen App. Überweisungen auf dein persönliches Bankkonto haben keine eigene Zeile, sie kommen also auf eine Nebenliste fürs Steuerformular. Karten- und PayPal-Zahlungen kommen aus ihren eigenen Auszügen dazu. Ob von Hand oder in einer App: Am Monatsende bestätigt nichts, dass Journal und Bank übereinstimmen, weil dem Format die zweite Seite zum Vergleichen fehlt. Von Hand wendet ein Einpersonen-Dienstleistungsunternehmen dafür vierzig bis sechzig Stunden im Jahr auf, eine Schätzung aus unserer Praxis; eine App verkürzt das Tippen, nicht das Prüfen.

Ein typischer Monat in der doppelten Buchhaltung. Du arbeitest mit einer Buchhaltungssoftware für Einzelfirmen, zum Beispiel SoloDesk. Du fotografierst Belege, sobald sie eintreffen; die Software liest jeden, schlägt ein Konto vor und ordnet ihn der passenden Bankzeile zu. Die Zeilen, die sie nicht zuordnen kann – meist deine Privatbezüge und gelegentlich eine Zahlung ohne Beleg –, kommen als kurze Liste zur Bestätigung zu dir zurück. Der Bankstand in der Software stimmt jeden Monat mit dem Stand bei der Bank überein, weil jede Zeile mit ihrer Gegenseite abgeglichen wurde. Typischerweise ein paar Stunden im Jahr, die meisten davon für das Bestätigen von Privatbezügen und das Nachliefern von Belegen, die du zu fotografieren vergessen hast.

Jahresabschluss im Vergleich. Einfach: Du notierst Bankstand, offene Kundenrechnungen, Geräte und unbezahlte Rechnungen, ziehst Ausgaben von Einnahmen ab, korrigierst um Vermögenswerte, Abschreibungen und Privatanteile und überträgst die Kategorien in den Steuerfragebogen; eine App kann das Journal ausdrucken, die Zahlen zum Jahresende stellst du weiterhin selbst zusammen. Doppelt: Debitoren, Kreditoren und Privatkonto stehen schon in den Büchern; dein Treuhandbüro verbucht Abschreibungen und Abschlussbuchungen, und die Software druckt Bilanz und Erfolgsrechnung für die Steuererklärung. Der Jahresabschluss einer Einzelfirma entsteht so aus dem, was ohnehin das ganze Jahr über verbucht wurde.

Buchhaltung für eine Einzelfirma in der Schweiz: ein Jahr für eine MWST-pflichtige Inhaberin mit CHF 100'000–200'000 Umsatz (Schätzungen aus unserer Praxis)

Welche Buchhaltungs-App eignet sich für eine Einzelfirma in der Schweiz?

Die richtige Buchhaltungs-App für eine Einzelfirma in der Schweiz hängt vom gewählten Format ab und davon, wie viel Buchhaltung du bereits kennst. Für ein Einzelunternehmen in der Schweiz heisst das: Die App muss die doppelte Buchhaltung beherrschen, ohne dass du sie beherrschen musst. Die meisten Schweizer Apps beherrschen die doppelte Buchhaltung; unterschiedlich ist, wie viel sie vom Verbuchen übernehmen und wie viel Verständnis sie voraussetzen. Manche sind für Buchhalterinnen und Buchhalter gemacht und zeigen Journal und Kontenplan; andere sind für Inhaberinnen und Inhaber gemacht und zeigen Dokumente, einen Kontoauszug und ein Dashboard, während die Buchungen im Hintergrund erfolgen.

SoloDesk ist eine Schweizer Buchhaltungs-App für Einzelfirmen und kleine Unternehmen ohne buchhalterische Vorkenntnisse; sie verbucht Transaktionen automatisch aus Belegen und Bankzeilen und lässt ein Treuhandbüro in denselben Büchern arbeiten. Für eine Einzelfirma, die sich für die doppelte Buchhaltung entschieden hat und noch nie Bücher geführt hat, ist das genau der Fall, für den SoloDesk entwickelt wurde: Die Buchungen werden für dich erstellt, und dein Teil der Arbeit besteht aus Belegen, Bankzeilen und den Zahlen, die daraus hervorgehen. Der Gratis-Plan deckt eine Einzelfirma mit bis zu 10 Dokumenten pro Monat ab und erlaubt dir, die Jahreszahlen als PDF- oder Excel-Export mit deinem Treuhandbüro zu teilen. Die kostenpflichtigen Pläne bieten zusätzlich Lohnbuchhaltung, höhere Dokumentenlimiten und einen Einladungslink, mit dem dein Treuhandbüro dieselben Bücher direkt öffnet – damit fallen die Excel-Exporte, weitergeleiteten Belege und per E-Mail verschickten Abschlussdokumente weg, die den Jahresabschluss sonst prägen.

Wie sieht die Buchhaltung einer Einzelfirma mit SoloDesk aus?

Tag 1 bis 30: Dokumente treffen ein. Du fotografierst jeden Beleg in der Mobile-App oder leitest Lieferantenrechnungen per E-Mail weiter. Die Dokumenten-Intelligenz liest Lieferant, Datum, Betrag und MWST, gleicht den Lieferanten mit deinen Kontakten ab und schlägt das Konto vor. Ein Software-Abo landet im Informatikaufwand, ein Zugbillett bei den Reisespesen und ein neuer Monitor auf dem Anlagekonto, wo grössere Geräte hingehören – als Vermögenswert statt als Aufwand.

Einmal im Monat: die Bank. Du lädst den Kontoauszug hoch. Der Bankabgleich ordnet jede Zeile der passenden Rechnung oder dem passenden Beleg zu. Kundenzahlungen schliessen die offene Rechnung bei den Debitoren; Lieferantenzahlungen schliessen die Rechnung bei den Kreditoren. Was sich nicht zuordnen lässt – eine Überweisung auf dein persönliches Bankkonto, eine Kartenzahlung ohne Beleg, ein Kunde, der zwei Rechnungen in einem Betrag bezahlt hat –, wartet im Klärungs-Feed. Bei den meisten Einzelfirmen enthält dieser Feed eine Handvoll Positionen pro Monat; «Das war ein Privatbezug» zu bestätigen ist ein Fingertipp, und das Privatkonto stimmt.

Jedes Quartal oder einmal im Jahr, wenn du MWST-pflichtig bist. Die MWST-Abrechnung ist die Differenz zwischen den Konten für geschuldete MWST und Vorsteuer, nach der effektiven Methode berechnet und bereit zur Übertragung ins ESTV-Portal. Es gibt keine separate MWST-Tabelle zu pflegen, weil jeder Beleg am Tag seines Eintreffens mit seiner MWST verbucht wurde.

Jeden Tag: das Dashboard. Geld auf der Bank, offene Rechnungen, fällige Lieferantenrechnungen, bisher geschuldete MWST und Gewinn bis heute, alles live – so wird die Frage «Die Bank sagt 25'500, der Gewinn sagt 85'000» aus dem durchgerechneten Jahr am Bildschirm beantwortet statt im April entdeckt.

Im Dezember. Debitoren und Kreditoren stehen aus den Buchungen des Jahres bereits da, und der Saldo des Privatkontos ist bereit, ins Eigenkapital übernommen zu werden. Abschreibungen auf dem Anlagevermögen und die Abschlussbuchungen bleiben die Arbeit, die dein Treuhandbüro am Jahresende aus denselben Büchern erledigt: Mit einem kostenpflichtigen Plan öffnet dein Treuhandbüro dein SoloDesk-Konto über den Einladungslink, im Gratis-Plan arbeitet es mit deinen PDF- oder Excel-Exporten; in beiden Fällen verbucht es diese Einträge und erstellt Bilanz und Erfolgsrechnung für das Feld «mit kaufmännischer Buchhaltung» in der Steuererklärung.

Was passiert, wenn meine Einzelfirma die Grenze von CHF 500'000 Umsatz erreicht?

Sobald der Umsatz CHF 500'000 erreicht hat, gilt die doppelte Buchhaltung ab dem folgenden Jahr, beginnend am 1. Januar mit einer Eröffnungsbilanz. Ab diesem Jahr wird die Jahresrechnung als Teil des Geschäftsberichts von der Inhaberin oder vom Inhaber genehmigt und unterzeichnet (Art. 958 Abs. 3 OR). War deine Buchhaltung schon doppelt geführt, ist die Änderung nur ein Datum. Hast du ein Journal geführt, muss die Eröffnungsbilanz zusammengestellt werden: jede unbezahlte Rechnung in beide Richtungen, jeder Vermögenswert zum Buchwert, der Bankstand und dein Anfangseigenkapital als das, was übrig bleibt.

Beispiel – Tag eins. Im vierten Jahr erreicht die Designerin CHF 520'000. Ihre doppelt geführten Bücher schliessen am 31. Dezember mit Bank 140'000, Debitoren 65'000, Geräten 18'000, Kreditoren 22'000 und Eigenkapital 201'000. Am 1. Januar sind diese fünf Zeilen ihre Eröffnungsbilanz; nichts wird neu aufgebaut oder geschätzt. Aus einer Milchbüchleinrechnung müssten dieselben fünf Zahlen erst gefunden werden: Debitoren aus den versandten Rechnungen, Kreditoren aus Lieferanten-E-Mails, Geräte aus Kaufdaten und Abschreibungstabellen, Eigenkapital als die Zahl, die die Bilanz aufgehen lässt. Es ist die zeitaufwendigste Arbeit, die ein Treuhandbüro für eine Einzelfirma leistet, und eine doppelte Buchhaltung von Anfang an macht sie überflüssig.

Viele überlegen an diesem Punkt, ihre Einzelfirma in eine GmbH umzuwandeln. Die Umsatzgrenze verlangt das nicht. Die echten Gründe für eine Umwandlung sind die beschränkte Haftung, ein eigener Lohn mit Pensionskassenschutz und die Aufnahme von Partnern oder Investoren. Mehr zur Buchhaltung einer GmbH findest du in unserem Artikel zur GmbH-Buchhaltung in der Schweiz.

Fünf Praxisregeln für die Buchhaltung einer Einzelfirma

In der Arbeit mit Einzelfirmen sehen wir Jahr für Jahr dieselben wenigen Fehler – und dieselben wenigen Gewohnheiten, die sie verhindern.

1. Eröffne ein separates Geschäftskonto vor der ersten Rechnung. Das gemischte Konto im ersten Jahr ist der Fehler, den wir am häufigsten sehen; jede private Zeile darauf ist eine Zeile mehr, die du erklären musst – dir selbst im März und dem Steueramt bei einer Rückfrage.
2. Wähle dein Format für das Unternehmen, das du in drei Jahren erwartest, nicht für das von heute. Der spätere Wechsel vom Journal zur doppelten Buchhaltung bedeutet, eine Eröffnungsbilanz im Nachhinein zusammenzustellen; mit der doppelten Buchhaltung zu beginnen kostet kaum Mehraufwand, sobald die Buchhaltungs-App das Verbuchen übernimmt.
3. Fotografiere jeden Beleg am Tag, an dem du ihn erhältst. Ein Beleg, den du nicht findest, ist ein Aufwand, den du nicht abziehen kannst, und Thermopapier verblasst lange vor dem Ende der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist.
4. Behandle jede Überweisung auf dein persönliches Bankkonto als Privatbezug und verbuche sie als solchen. Es ist die eine Entscheidung, die keine Software für dich treffen kann, und es ist die Zahl, die dein Eigenkapital am Jahresende stimmen lässt.
5. Richte deine AHV-Akontobeiträge nach deinem tatsächlichen Gewinn aus, nicht nach der Schätzung vom Vorjahr. Die Ausgleichskasse passt sie nicht von selbst an, und wenn deine Akontobeiträge am Ende mindestens 25 % zu tief ausfallen und die Differenz am 1. Januar des zweiten Jahres nach dem Beitragsjahr noch offen ist, läuft ab diesem Datum ein Verzugszins (Art. 41bis AHVV) – zahle also freiwillig nach, wenn der Gewinn höher ausfällt.