Rappels de paiement en Suisse : quand les envoyer, quand passer à la poursuite, quand amortir

Trois termes utilisés tout au long de cet article

• Sommation désigne un rappel de paiement formel : toute demande sans équivoque invitant le client à payer une facture précise. Aucune forme n'est prescrite, et une demande orale est valable en droit, mais seule une demande écrite et datée peut être prouvée plus tard ; c'est donc celle-là que vous envoyez.
• Demeure désigne l'état juridique dans lequel le client est en retard ; à partir de ce moment, un intérêt moratoire de 5 % court (art. 102 et 104 CO).
• Poursuite désigne la procédure suisse d'exécution forcée des dettes, menée par l'office des poursuites cantonal : vous déposez une réquisition, l'office notifie un commandement de payer au débiteur, et un tribunal n'intervient que si le débiteur fait opposition.

Quand pouvez-vous envoyer un rappel de paiement en Suisse ?

Dès le lendemain matin de l'échéance. Le droit suisse n'impose aucun délai d'attente entre l'exigibilité d'une facture et votre premier rappel. En revanche, il fixe le moment où le client est en demeure, puisque l'intérêt court à partir de là, et ce moment dépend d'une seule question : la date d'échéance a-t-elle été convenue avec le client, ou figure-t-elle uniquement sur votre facture ?

En Suisse, les conditions de paiement se conviennent entre vous et le client ; aucune loi ne les prescrit. Trente jours, c'est l'usage. Une facture qui ne dit rien du paiement est exigible immédiatement, c'est-à-dire en pratique dès sa réception (art. 75 CO).

Le tableau conduit à une habitude en deux volets : donnez à chaque facture une date d'échéance précise, et inscrivez les conditions de paiement dans le devis ou dans les conditions que le client accepte, afin que la date soit convenue et pas simplement imprimée.

Ainsi, l'intérêt court de lui-même dès le lendemain, et vous restez libre de relancer le client en plus, comme rappel et comme trace datée. La mention « dans les 30 jours » sur la seule facture accorde le délai, puis attend que vous agissiez avant que quoi que ce soit ne se passe. Les factures créées dans SoloDesk, une app de comptabilité suisse pour les indépendants et les petites entreprises, portent une date d'échéance fixe précisément pour cette raison.

À quel rythme relancer ?

Avec une date d'échéance convenue, vous pourriez envoyer le premier de vos rappels de paiement dès le lendemain matin, ou vous adresser directement à l'office des poursuites. Ce n'est généralement pas la meilleure entrée en matière. D’après notre expérience auprès des indépendants et des petites entreprises, la question utile n'est pas « combien de jours attendre », mais « pourquoi ce débiteur précis se tait-il ».

Les raisons varient selon le type de client, tout comme l'étape qui débloque généralement le paiement.

Considérez ce tableau comme ce que nous voyons fonctionner, pas comme un règlement.

Le calendrier ci-dessous se situe au milieu de cette fourchette ; c'est notre recommandation, pas une exigence légale. Raccourcissez-le pour les nouveaux clients, allongez-le pour les collectivités publiques.

Pouvez-vous facturer des frais de rappel en Suisse ?

Uniquement si vos conditions générales le prévoient et que le client les a acceptées ; sans une telle clause, le client peut tout simplement refuser de payer ces frais. L'usage veut qu'aucun frais ne soit facturé au premier rappel, puis CHF 20 à 30 dès le deuxième. Des frais prévus dans vos conditions acceptées s'ajoutent au rappel ; s'ils n'y figurent pas, mieux vaut ne pas les mentionner, car ils affaiblissent une demande par ailleurs irréprochable.

Le premier rappel est aussi l'étape à laquelle de nombreux clients ne sont pas encore en demeure (voir le tableau ci-dessus), ce qui est une deuxième raison pour laquelle il est généralement envoyé sans frais.

Comment calculer l'intérêt moratoire en Suisse ?

L'intérêt moratoire s'applique de par la loi au taux de 5 % l'an dès le jour de la demeure, et à un taux plus élevé seulement si celui-ci a été convenu (art. 104 CO) ; il n'exige aucune clause dans vos conditions. Le calcul est le suivant :

Intérêt moratoire = montant × 5 % × jours de demeure ÷ 365

Pour CHF 1'800 après 30 jours : 1'800 × 0.05 × 30 ÷ 365 = CHF 7.40. Pour CHF 4'200 après 63 jours : 4'200 × 0.05 × 63 ÷ 365 = CHF 36.25.

L'intérêt court jusqu'au jour du paiement ; c'est pourquoi un dernier avertissement doit réclamer le capital « plus intérêts à 5 % l'an dès le [date de la demeure] jusqu'au paiement » plutôt qu'un montant figé. Un montant figé incite le débiteur à payer exactement cette somme et à laisser le reste. C'est d'ailleurs exactement ainsi que la réquisition de poursuite énonce une créance (capital et date de départ de l'intérêt), de sorte que le dernier avertissement et la réquisition concordent.

Combien coûte une poursuite, et à quoi sert-elle concrètement ?

Le dernier avertissement avant la poursuite doit indiquer la date après laquelle vous déposerez la réquisition, car c'est la seule étape de toute la séquence qui vous coûte de l'argent d'emblée.

L'émolument de l'office pour l'établissement, l'enregistrement et la notification du commandement de payer est échelonné selon le montant de la créance (art. 16 al. 1 OELP). Les frais de port pour l'envoi recommandé au débiteur et pour votre propre exemplaire s'y ajoutent, en pratique environ CHF 10 à 15, et chaque tentative de notification supplémentaire coûte CHF 7 (art. 16 al. 3). Vous avancez l'émolument et les frais de port ; le débiteur doit les deux en plus de la créance (art. 68 LP), et s'il paie, ils vous reviennent avec elle.

La réquisition a deux effets : l'office notifie le commandement de payer au débiteur, et la poursuite apparaît dans le registre des poursuites du débiteur, visible par les autres créanciers, les bailleurs et les banques pendant cinq ans après la clôture de la procédure (art. 8a al. 4 LP). La procédure elle-même est décrite par l'Office fédéral de la justice et sur ch.ch ; cet article s'en tient à ce dont votre décision a besoin.

Le commandement de payer déclenche deux délais. Le débiteur dispose de 20 jours pour payer (art. 69 LP) et de 10 jours pour faire opposition par une seule phrase ; aucun motif n'est requis (art. 74 et 75 LP). Ce sont les dix jours qui décident de tout. Une opposition arrête la poursuite. Pour la relancer, vous demandez au tribunal de lever l'opposition, et dans la procédure sommaire rapide (mainlevée provisoire, art. 82 LP), le tribunal ne le fait que sur la base d'une reconnaissance de dette signée par le débiteur : un devis ou un contrat signé accompagné de la preuve de votre livraison, ou un plan de paiement signé. Votre propre facture, un bulletin de livraison ou un simple e-mail ne constituent pas une reconnaissance de dette signée ; ils restent des moyens de preuve, mais seulement dans une action civile ordinaire, avec ses propres coûts et ses longs mois.

En pratique : l'inscription au registre est le véritable moyen de pression. Une entreprise qui aurait ignoré trois lettres paie souvent dans les jours qui suivent la réception du commandement de payer, car une poursuite ouverte lui coûte le prochain bail, le prochain crédit fournisseur ou le prochain entretien avec sa banque. Cette pression a toutefois une limite. Si le débiteur fait opposition, il peut demander, à tout moment dès trois mois après la notification et jusqu'à l'expiration naturelle de l'inscription, que celle-ci ne soit plus portée à la connaissance de tiers ; l'office vous accorde alors 20 jours pour prouver que vous avez engagé une procédure en mainlevée de l'opposition, et l'inscription est également masquée si cette procédure est définitivement rejetée (art. 8a al. 3 let. d LP, en vigueur depuis le 1er janvier 2026). La règle pratique : n'engagez une poursuite que si vous comptez aller jusqu'à l'étape judiciaire en cas d'opposition.

Si le débiteur ne paie pas et ne fait pas opposition, la poursuite n'avance pas d'elle-même : vous devez déposer une réquisition de continuer la poursuite entre 20 jours et un an après la notification du commandement de payer (art. 88 LP). Si vous laissez passer l'année, vous recommencez avec une nouvelle réquisition et un nouvel émolument.

La suite de la poursuite dépend du type de débiteur (art. 39 LP). Contre un client privé ou une raison individuelle non inscrite au registre du commerce, elle se poursuit par voie de saisie ; s'il n'y a rien à saisir, vous recevez un acte de défaut de biens, valable 20 ans (art. 149a LP). Contre une Sàrl, une SA ou une raison individuelle inscrite, elle se poursuit par une commination de faillite puis, en l'absence de paiement, par la faillite ; une société paie généralement avant d'en arriver là, ce qui explique pourquoi l'inscription au registre des poursuites est si efficace contre les sociétés.

À partir de quel montant une poursuite vaut-elle la peine ?

Il n'existe aucun seuil légal, et le barème des émoluments est un mauvais indicateur : les mêmes CHF 7 s'appliquent à une créance de CHF 50 comme à une créance de CHF 99, et la loi ne se soucie pas de savoir si le débiteur est en mesure de payer. Savoir si une poursuite en vaut la peine dépend de trois questions, pas du seul montant.

Le test des trois questions avant une poursuite

1. Preuve. Détenez-vous une reconnaissance de dette signée par le débiteur : un devis ou un contrat signé (plus la preuve de votre livraison), ou un plan de paiement signé ? Un e-mail de commande ou un bulletin de livraison a moins de poids et ne suffira pas, à lui seul, pour la procédure sommaire.
2. Solvabilité. Que montre l'extrait du registre des poursuites du débiteur ? Il se commande auprès de l'office des poursuites du domicile du débiteur pour un forfait de CHF 17 au guichet, CHF 18 par la poste, en ligne ou par voie électronique, et CHF 22 par envoi recommandé (art. 12a OELP) ; vous devez rendre vraisemblable un intérêt, ce que permet une facture impayée. Des poursuites en cours ou des actes de défaut de biens sur l'extrait signifient que vous feriez la queue derrière d'autres créanciers.
3. Montant. La créance vaut-elle l'émolument, une éventuelle étape judiciaire pour lever une opposition, la réquisition de continuer la poursuite et les mois que tout cela prend ?

Trois fois oui : déposez la réquisition. Un seul non : utilisez un autre levier, ou amortissez la créance.

Quatre leviers fonctionnent sans office des poursuites, chacun avec sa propre base juridique.

• Suspendre la suite du travail. Lorsque le client vous doit encore un paiement au titre du même contrat, vous pouvez en règle générale retenir le reste de votre prestation jusqu'au règlement de la facture ouverte (art. 82 CO), sauf si le contrat vous oblige à exécuter en premier. Une commande réellement nouvelle, vous pouvez tout simplement la refuser ; aucune loi n'est nécessaire pour cela. Avec un client régulier, c'est le levier le plus puissant qui soit, et il ne coûte rien.
• Un plan de paiement signé. Un plan signé par le débiteur vaut reconnaissance de dette. C'est exactement le document que le tribunal exige s'il faut un jour lever une opposition, et il fait recommencer à courir le délai de prescription dès la date de la signature (art. 135 CO). Exigez des acomptes datés et une signature.
• Déposer la réquisition, puis la retirer. Le commandement de payer suffit souvent, à lui seul, à déclencher le paiement. Le débiteur doit l'émolument et les frais de port en plus de la créance (art. 68 LP). Ne retirez la poursuite qu'une fois les deux payés : un retrait masque l'inscription aux yeux des tiers (art. 8a al. 3 let. c LP), et votre moyen de pression pour les frais disparaît avec elle.
• Une société de recouvrement. Les sociétés de recouvrement suisses travaillent à la commission, et cette commission ne peut pas être mise à la charge du débiteur au titre des frais de poursuite (art. 27 al. 3 LP). Sur une petite facture isolée, la commission absorbe la créance ; ces sociétés ont du sens pour un portefeuille de créances, pas pour une seule facture de CHF 380.

Quelles factures sont réellement ouvertes ? Vérifier avant de relancer

Dans les petites entreprises avec lesquelles nous travaillons, une part étonnante de ce qui ressemble à une facture impayée en Suisse s'avère avoir été payée, mal adressée ou contestée plutôt qu'ignorée, et un rappel envoyé dans ces cas fait plus de dégâts qu'un rappel tardif. Un client qui a payé la semaine dernière et reçoit ensuite une sommation avec intérêts se souviendra plus longtemps du rappel que du projet.

Trois situations expliquent presque toutes ces fausses alertes, et chacune a sa solution.

• L'argent est arrivé, mais n'a jamais été rapproché de la facture. Les paiements suisses ne sont rapprochés automatiquement que lorsque la référence QR à 27 chiffres les accompagne. Trois habitudes l'empêchent : le client saisit le montant à la main et omet la référence, arrondit CHF 1'798.50 à CHF 1'800, ou règle deux ou trois factures en un seul virement sous une seule référence. L'argent est sur votre compte ; la facture apparaît toujours comme ouverte dans votre liste.

Avant d'écrire, cherchez dans le relevé par nom du payeur et par montant approximatif, pas par référence. Si vous trouvez le paiement, imputez-le à la facture (ou, pour un virement groupé, demandez au client quelles factures il couvre avant de l'imputer), et n'envoyez rien.

• La facture est partie à la mauvaise entité juridique ou à une adresse obsolète. C'est fréquent chez les clients qui ont transformé leur raison individuelle en Sàrl en cours d'année, ou qui ont déménagé. Juridiquement, le client initial reste en général tenu de la dette et, si l'entreprise a été transférée à la nouvelle société, celle-ci peut en répondre solidairement avec lui (art. 181 CO) ; la facture n'est donc pas nulle, mais elle n'est peut-être jamais arrivée sur le bureau de qui que ce soit. Vérifiez la raison sociale et le siège actuels au registre du commerce sur zefix.ch, réadressez la facture à la bonne entité et renvoyez-la avec une courte note ; si vous tenez à préserver la relation, comptez le délai de paiement à partir du nouvel envoi, pas de la date initiale.
• La facture est contestée, pas oubliée. Si le client a remis en question le montant, l'étendue ou ce qui a été livré, son silence est une prise de position, pas un oubli. Une sommation à ce stade la durcit. Répondez d'abord à la contestation, par écrit : si la créance est fondée, expliquez pourquoi et confirmez l'échéance ; si une partie est erronée, annulez la facture et émettez-en une nouvelle pour le montant correct, car un rappel portant sur un montant que vous réduisez ensuite est un rappel que vous devrez retirer. L'intérêt continue de courir sur la partie justifiée pendant tout ce temps ; une contestation ne le suspend pas.

Si vos factures sont créées dans SoloDesk, la première de ces vérifications n'est plus une corvée mensuelle. La facture est créée une seule fois ; chaque mois, vous importez votre relevé de compte, et SoloDesk y trouve lui-même le paiement et le rapproche de la facture. Seules les factures sans paiement correspondant restent sur le Tableau de bord, de sorte que celles que vous relancez sont celles qui sont réellement ouvertes.

Quand amortir une facture impayée, et que se passe-t-il dans votre comptabilité ?

Amortissez une facture impayée en Suisse lorsqu'elle échoue au test des trois questions, lorsque la poursuite aboutit à un acte de défaut de biens ou lorsque le débiteur est en faillite.

L'amortissement ne change rien en droit : la créance existe toujours. Il change votre comptabilité, qui indique désormais que vous ne comptez plus sur cet argent. Pour amortir une créance irrécouvrable en Suisse, vous comptabilisez trois éléments : la perte, le ducroire qui l'a éventuellement précédée, et la TVA.

• La perte. La créance ouverte est comptabilisée comme perte sur débiteurs et réduit votre bénéfice imposable de l'exercice au cours duquel vous l'amortissez. Conservez au dossier les rappels, l'extrait du registre des poursuites ou l'acte de défaut de biens ; l'administration fiscale peut demander pourquoi la créance était irrécouvrable.
• Le ducroire. Le ducroire est la correction de valeur que vous comptabilisez tant que l'issue reste ouverte, afin que les créances douteuses ne figurent pas à leur pleine valeur. La pratique de l'Administration fédérale des contributions (AFC), telle que publiée sur le portail PME de la Confédération, admet sans justification un taux forfaitaire de 5 % sur les créances suisses et de 10 % sur les créances étrangères. La pratique cantonale suit le même schéma avec des variantes locales : Berne, par exemple, applique 5 % sur les créances suisses, 10 % sur les créances étrangères en francs et 15 % sur les créances étrangères en d'autres monnaies (Tax-Info bernoise) ; Zurich ne publie aucun taux officiel, et les 10 % et 20 % souvent cités sont des valeurs de pratique à convenir avec l'administration fiscale. Vérifiez les directives de votre canton avant de comptabiliser. Le ducroire est comptabilisé au bouclement en diminution des créances, par le débit d'un compte de charges, et dissous lorsque la facture est payée ou amortie.
• La TVA. Le traitement de la TVA sur les factures impayées en Suisse dépend de votre méthode de décompte. Si vous décomptez selon les contre-prestations convenues (la méthode standard), vous avez payé la TVA en émettant la facture ; une fois la créance perdue, vous la déduisez à titre de diminution de la contre-prestation au chiffre 235 d'un décompte TVA ultérieur, et l'impôt vous revient (art. 41 LTVA). Si vous décomptez selon les contre-prestations reçues, un paiement qui n'est jamais arrivé n'a jamais été imposé et il n'y a rien à corriger. La méthode des taux de la dette fiscale nette ne change rien à cette logique : une entreprise au taux de la dette fiscale nette qui décompte selon les contre-prestations convenues déduit elle aussi la créance perdue au chiffre 235, et récupère la TVA à son taux de la dette fiscale nette plutôt qu'à 8.1 %. Les indépendants qui tiennent une comptabilité simplifiée des recettes et des dépenses, admise en dessous de CHF 500'000 de chiffre d'affaires (art. 957 al. 2 CO), n'ont rien à corriger pour l'impôt sur le revenu, car la facture n'a jamais été comptabilisée comme revenu ; une éventuelle correction de TVA dépend toutefois de leur méthode de décompte TVA, et un indépendant en comptabilité simplifiée assujetti à la TVA qui décompte selon les contre-prestations convenues déduit bel et bien la perte au chiffre 235.

Et si la facture de juin est toujours ouverte à la fin de l'année ?

En droit, rien ne se passe : la fin de l'année est une date comptable, pas un délai légal, et la créance reste exigible jusqu'à l'expiration du délai de prescription. En comptabilité, une entreprise qui tient une comptabilité en partie double garde la créance au bilan et la corrige si elle est douteuse ; une entreprise en comptabilité simplifiée n'a rien à faire, puisque rien n'a été comptabilisé.

La seule démarche pratique avant le 31 décembre consiste à s'assurer qu'une sommation datée existe, afin que le début de l'intérêt et l'état du dossier soient documentés à l'intérieur de l'exercice bouclé.

Quand une facture impayée se prescrit-elle en Suisse ?

Après dix ans pour la plupart des créances commerciales, et après cinq ans pour les catégories énumérées à l'art. 128 CO : loyers, travaux d'artisans, ventes de marchandises au détail, ainsi que les services professionnels des médecins, des avocats et de quelques autres professions nommément désignées (art. 127 et 128 CO). Les prestations d'un graphiste, d'un consultant, d'un développeur ou de la plupart des autres indépendants ne figurent pas sur la liste des cinq ans ; pour la plupart des lecteurs de cet article, le délai est donc de dix ans, à compter de l'échéance (art. 130 CO). Le délai recommence à courir chaque fois que le débiteur reconnaît la dette, par écrit ou par actes concluants (un plan de paiement signé, un paiement partiel, un paiement d'intérêts, une demande de délai supplémentaire), et chaque fois que vous requérez une poursuite ou intentez une action (art. 135 CO). Un rappel, à lui seul, n'interrompt pas la prescription, quel que soit le nombre de rappels envoyés. Durant ce délai, aucune échéance ne vous oblige à agir ; c'est vous qui fixez le rythme.

Exemple concret

Lea est graphiste à Winterthour et a deux factures ouvertes. Tous les chiffres ci-dessous découlent des règles exposées plus haut.

Facture A : CHF 1'800, un client privé, date convenue. Émise le 1er juin 2026, « payable jusqu'au 1er juillet 2026 », une date qui faisait partie du devis accepté par le client. Le 2 juillet, le client est donc en demeure sans aucune lettre (art. 102 al. 2 CO), et un intérêt de CHF 1'800 × 5 % ÷ 365 = CHF 0.25 par jour commence à courir. Le 8 juillet, CHF 1'800 arrivent sans référence QR et sont rapprochés de la facture par montant et par payeur ; la facture disparaît de la liste des factures en retard et aucun rappel n'est envoyé. En pratique : six jours d'intérêt, soit CHF 1.48, ne valent pas une lettre, et Lea y renonce.

Facture B : CHF 4'200, une Sàrl, « 30 jours net ». Émise le 1er juillet 2026, échue le 1er août. Le 1er août passe sans que rien ne change en droit, car aucune date précise n'a été convenue ; la demeure ne commence qu'avec l'e-mail de Lea du 12 août, qui désigne la facture et en demande le paiement (art. 102 al. 1 CO), et dès le 13 août l'intérêt court à raison de CHF 4'200 × 5 % ÷ 365 = CHF 0.58 par jour. (Si le devis signé par la Sàrl avait contenu la condition « 30 jours net », un tribunal aurait pu y voir une date convenue et déterminable, avec une demeure dès le 2 août ; le rappel de Lea lui coûte onze jours d'intérêt et supprime l'argument, ce qui est le meilleur compromis.) Une sommation le 1er septembre et un dernier avertissement le 22 septembre, fixant le 10 octobre comme dernier délai, restent sans réponse ; Lea applique donc le test des trois questions. Preuve : la Sàrl a signé son devis et elle détient la confirmation de livraison, donc oui. Solvabilité : l'extrait du registre des poursuites, commandé en ligne pour CHF 18, est vierge, donc oui. Montant : l'émolument de l'office est de CHF 60 pour une créance comprise entre CHF 1'000 et CHF 10'000, plus environ CHF 12 de frais de port, et la Sàrl doit les deux en plus de la créance (art. 68 LP), donc oui. En pratique : le 15 octobre, elle dépose sa réquisition en ligne et réclame CHF 4'200 plus un intérêt de 5 % dès le 13 août, soit à ce moment-là 63 jours à CHF 0.58, environ CHF 36. Plutôt que de voir une poursuite inscrite à son nom, la Sàrl paie dans les jours qui suivent la réception du commandement de payer : CHF 4'200, environ CHF 36 d'intérêt et les CHF 72 d'émolument et de frais de port, que l'office des poursuites avait ajoutés à la créance. Ce n'est qu'ensuite que Lea retire la poursuite.

Le contraste : CHF 380, un client privé, deux poursuites en cours. La preuve est mince (une commande par e-mail), l'extrait du registre montre deux poursuites ouvertes, et l'émolument de l'office serait de CHF 20 plus les frais de port pour une créance de CHF 380. Le test échoue sur la solvabilité et sur le montant. En pratique : Lea amortit la facture en perte sur débiteurs, conserve l'extrait au dossier et, comme elle décompte la TVA selon les contre-prestations convenues, déduit les CHF 380 (TVA de 8.1 % comprise) au chiffre 235 de son prochain décompte pour récupérer les CHF 28.47 de TVA qu'ils contenaient.

Comment SoloDesk gère les rappels de paiement

SoloDesk est une app de comptabilité suisse pour les indépendants et les petites entreprises. Parmi les éléments de votre comptabilité qu'elle prend en charge figurent les factures, sur tout leur cycle de vie : de la création au rapprochement des paiements et aux rappels.

• Les factures sont créées dans l'app avec une QR-facture suisse et une date d'échéance fixe ; l'app elle-même fonctionne en allemand, en français, en italien et en anglais.
• Chaque mois, vous importez votre relevé de compte ; SoloDesk y trouve les paiements entrants et les rapproche automatiquement des factures ouvertes, de sorte qu'une facture réglée n'apparaît jamais comme en retard.
• Les factures toujours non rapprochées après leur échéance apparaissent comme en retard sur le Tableau de bord lorsque vous vous connectez.
• Pour chaque facture en retard, un premier rappel, un deuxième rappel et un dernier rappel sont préparés à partir de la facture elle-même, avec les jours de retard et l'intérêt moratoire de 5 % déjà calculés. Vous décidez uniquement du moment de l'envoi ; le rappel est enregistré sur la facture.
• Les créances ouvertes et votre situation TVA actuelle sont affichées sur le Tableau de bord.

Voici à quoi ressemble le même travail avec un modèle et un export bancaire, et à quoi il ressemble dans SoloDesk.