Intelligence documentaire
Passez moins de temps à saisir les factures et les justificatifs.
Une facture PDF, une facture scannée ou une photo d'un justificatif : une fois le document déposé, SoloDesk le lit ligne par ligne et crée des écritures comptables automatiquement. Les documents nécessitant des informations supplémentaires ou une décision restent en attente jusqu'à ce que vous les traitiez avant la comptabilisation.
Vous examinez et validez les écritures obtenues avec leurs documents sources
Classification automatique
Fini le classement des documents de vos clients.
Déposez les factures, les courriers fiscaux, les documents de paie et les contrats dans le dossier du client. SoloDesk identifie le type de chaque document et les organise dans une structure de classement conçue pour les fiduciaires suisses.
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Retrouvez les documents selon leur fonction.
Comptabilité, fiscalité, salaires, contrats et administration : chaque document a sa place. SoloDesk lui attribue un type plus précis, tel qu'un certificat de salaire, une attestation de caisse de pension ou un document TVA, afin que vous puissiez consulter les pièces du client par catégorie et par type.
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Identifiez quand un document remplit deux fonctions.
Un décompte de cotisations AVS accompagné d'une QR-facture peut être reconnu à la fois comme document de paie et comme facture fournisseur. La facture peut continuer dans le traitement comptable tandis que le document conserve ses deux classifications.
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Confirmez les classifications qui demandent votre jugement.
Lorsque SoloDesk signale un type à contrôler, il affiche la classification proposée et son explication. Vous pouvez la confirmer ou choisir le type correct. Cette étape est distincte de l'examen et de la validation d'une écriture comptable.
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Les factures et les justificatifs peuvent ensuite passer à la lecture ligne par ligne et à la comptabilisation.
Lecture des documents
Le détail comptable, lu ligne par ligne.
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Enregistrez les lignes, la TVA et les informations de paiement.
SoloDesk lit les dates et les montants des factures et des justificatifs, attribue une catégorie de charges à chaque ligne et saisit les informations TVA. Différents achats figurant sur une même facture peuvent recevoir des catégories distinctes. Les informations de paiement de la QR-facture sont également lues.
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Reliez le document au fournisseur.
SoloDesk recherche un contact correspondant dans le dossier du client à l'aide de l'IDE, de l'IBAN, du nom et du code postal. Les correspondances incertaines nécessitent votre confirmation. Si aucun contact ne correspond et que les informations sont suffisantes, SoloDesk peut en créer un automatiquement.
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Complétez les informations manquantes et corrigez les erreurs.
Un justificatif peu lisible ou une photo floue peut laisser des informations à compléter. Vous pouvez comparer les informations extraites avec le document original, compléter ce qui manque et corriger ce qui a été mal lu.
Ce qui requiert votre attention
Le travail arrive préparé. Vos décisions le font avancer.
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Intervenez là où une décision est nécessaire.
Les factures et les justificatifs prêts à être comptabilisés passent en comptabilité automatiquement. Lorsque SoloDesk a besoin d'une information ou d'une décision, le document apparaît dans la liste de contrôle du client, avec le point en suspens clairement identifié.
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Décidez avec le document et les informations sous les yeux.
Le contrôle réunit le document original, les informations extraites et l'action proposée, afin que vous puissiez évaluer le problème et confirmer, corriger ou compléter les informations.
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Une seule décision fait avancer le travail lié.
Confirmer un fournisseur lie le contact à la facture et permet la comptabilisation dès que les conditions restantes sont remplies. Si vous créez un contact, SoloDesk peut également l'utiliser pour rapprocher d'autres documents en attente dans le même dossier client. Votre décision est répercutée dans les enregistrements liés, ce qui évite les saisies et les configurations répétées.
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Vous examinez et validez les écritures comptables obtenues avec leurs documents sources.
Voir Validation
Sur l'ensemble de vos clients
Des routines différentes.
Une méthode uniforme pour vos documents.
Adaptez-vous à la routine de chaque client.
Les clients peuvent déposer leurs documents directement dans SoloDesk ou continuer à les envoyer à votre équipe par e-mail ou en version papier. Votre équipe dépose dans SoloDesk les fichiers reçus par e-mail, ainsi que les scans et photos des documents papier.
Gardez les documents et le contrôle ensemble.
Les écritures comptables créées à partir des documents restent liées à leur source. Lorsque vous validez une écriture, le cachet enregistre qui l'a contrôlée et à quel moment, afin que vos collaborateurs puissent voir ce qui a déjà été vérifié.
Voir ValidationChoisissez où intervenir ensuite.
La page d'accueil de votre cabinet affiche le nombre de traitements, de rapprochements et de validations en cours pour les clients auxquels vous avez accès, ainsi que les mises à jour clients. Ouvrez le travail concerné dans le dossier du client et continuez directement.
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