Validation
Protégez du client l'écriture contrôlée.
Une modification apportée par un client à une écriture que vous avez déjà contrôlée signifie retrouver la modification et vérifier les chiffres à nouveau. Dans SoloDesk, valider une écriture comptable la protège contre les modifications du client. Un cachet indique qui l'a validée et quand. Votre client peut continuer à travailler sur le reste de sa comptabilité.
Le cachet
Votre contrôle, enregistré dans la comptabilité.
SoloDesk lit les documents entrants et crée des écritures comptables automatiquement. Vous contrôlez chaque écriture à côté de la facture, du justificatif ou de la transaction qui lui correspond, puis vous la validez. Le cachet enregistre qui a validé l'écriture et quand. Votre équipe peut voir ce qui a été contrôlé, que vous gériez toute la comptabilité ou la partagiez avec le client.
Outil pour la comptabilité partagée
Lorsque les clients tiennent également leur comptabilité dans SoloDesk, la validation protège de leurs modifications les écritures que vous avez contrôlées, pendant la durée de votre mandat.
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L'écriture comptable reste protégée.
Le client ne peut pas en modifier les montants, les lignes comptables ou la date d'écriture, ni la supprimer.
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Les modifications de présentation peuvent se poursuivre.
La correction d'un titre de facture ne modifie ni l'écriture comptable ni sa validation. Les droits d'accès du client et les règles habituelles de modification du document s'appliquent toujours.
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Les clients peuvent néanmoins enregistrer des paiements.
Le client peut enregistrer un paiement sur la facture. Ce paiement crée une écriture comptable distincte pour votre contrôle ; l'écriture de la facture conserve sa validation.
Corrections
Les corrections restent du ressort de votre cabinet.
Pendant la durée de votre mandat, c'est votre cabinet qui gère les modifications des écritures comptables validées.
Corrigez l'écriture et mettez le cachet à jour.
Lorsqu'un collaborateur de votre équipe corrige une écriture validée, le cachet de l'écriture se met automatiquement à jour avec le nom de ce collaborateur et l'heure de la modification.
Gardez les questions des clients liées à l'écriture.
Les clients utilisant SoloDesk peuvent voir qui a validé une écriture et quand. S'ils repèrent quelque chose à corriger, ils peuvent le signaler dans la conversation avec une référence à cette écriture.
Rendez une écriture modifiable par le client si nécessaire.
Vous pouvez retirer sa validation pour que le client puisse effectuer la correction, si son mode de travail autorise les modifications comptables. Vous contrôlez ensuite l'écriture corrigée et la validez.
Les deux parties
Vous et votre client pouvez voir ce qui a été contrôlé.
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Votre équipe peut identifier les écritures contrôlées.
Le cachet de validation enregistre le contrôle sur l'écriture comptable elle-même. Lorsque vous ou un collaborateur l'ouvrez, vous pouvez voir qui l'a validée et quand.
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Vos clients peuvent voir votre implication professionnelle.
Les clients utilisant SoloDesk voient le cachet sur l'écriture ou le document associé. Il indique où votre équipe a contrôlé la comptabilité, y compris les écritures créées automatiquement à partir des documents entrants.
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Votre cabinet est identifié dans le travail de contrôle.
Le cachet identifie votre cabinet ainsi que le collaborateur qui a validé l'écriture. Si une question se pose sur l'écriture, les deux parties peuvent identifier le collaborateur et le cabinet derrière le contrôle enregistré.
Vue mensuelle
Poursuivez le contrôle sans faire appel à votre mémoire.
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Voyez ce qui est en attente dans chaque mois.
Chaque mois affiche le nombre d'écritures comptables en attente de validation. Ouvrez sa file pour reprendre là où vous en étiez, sans passer en revue le travail déjà traité.
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Repérez les nouvelles écritures dans un mois antérieur.
Même une fois la file d'un mois vidée, les écritures tardives restent faciles à repérer. Une écriture de juillet comptabilisée en août met à jour le décompte de juillet et apparaît dans sa file avec un marqueur d'arrivée tardive.
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Gardez votre périmètre de contrôle clair.
Les écritures en attente de validation antérieures à la date de début que vous avez convenue pour la gestion des comptes du client se trouvent dans un Backlog séparé. Elles restent disponibles pour le contrôle, tandis que les décomptes mensuels se concentrent sur la période dont votre cabinet est responsable.
Le contrôle en pratique
L'écriture et ses pièces, prêtes pour le contrôle.
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Comparez l'écriture avec sa source.
Pour une facture fournisseur, le document source apparaît à côté des lignes comptables. Pour une écriture bancaire ou de paiement, le volet de contrôle affiche la transaction ou les détails de paiement associés. Vous pouvez contrôler l'écriture en regard des informations qui la sous-tendent, tout en gardant la file en vue.
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Validez et continuez sur le même écran.
Lorsque l'écriture est prête, appuyez sur Entrée pour la valider et afficher la suivante. Contrôlez et validez les écritures une par une, en passant directement à la suivante sans quitter l'écran.
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Ouvrez l'enregistrement complet si nécessaire.
Pour un examen plus approfondi, ouvrez la facture ou la transaction associée dans un nouvel onglet. La file de contrôle reste ouverte, ce qui vous permet d'y revenir après avoir vérifié les détails.
Modes de travail
La validation s'adapte à votre façon de travailler avec chaque client.
Lorsque les clients partagent la comptabilité.
Contrôlez les écritures comptabilisées par le client ou créées automatiquement, puis validez-les. Le cachet enregistre votre contrôle et protège ces écritures comptables des modifications du client pendant la durée de votre mandat.
Lorsque les clients envoient des documents et suivent les chiffres.
Les clients peuvent déposer des documents, répondre à vos questions et consulter vos cachets de validation. Les modifications comptables restent du ressort de votre cabinet, tandis que le cachet indique aux clients quelles écritures votre équipe a contrôlées.
Lorsque votre équipe gère toute la comptabilité.
La validation donne à votre équipe une trace des écritures qu'elle a contrôlées, y compris celles comptabilisées automatiquement. Les clients peuvent continuer à envoyer des documents en dehors de SoloDesk sans utiliser le logiciel eux-mêmes.
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